Muchas familias contratan niñeras temporales u otros trabajadores domésticos temporales y tienen muchas preguntas sobre sus responsabilidades financieras y legales. Ejemplos incluyen la niñera temporal que trabaja mientras la madre está en reposo en cama, el cuidador de adultos mayores de respiro que se queda con un miembro anciano de la familia mientras usted está fuera por trabajo o vacaciones, o la niñera de verano que solo trabaja mientras sus hijos están de vacaciones de verano.
¿Empleado o contratista independiente?
La distinción entre empleados y contratistas independientes puede ser confusa. La distinción es importante porque los empleadores de empleados domésticos están obligados a cumplir con las leyes laborales y a presentar y pagar impuestos sobre la nómina. El IRS sostiene que los trabajadores de servicios domésticos, como niñeras, cuidadores de personas mayores y personal de limpieza, a quienes usted contrata y paga directamente, son sus empleados.. En consecuencia, te conviertes en un empleador.
HWS publica un Herramienta de Decisión: Empleado vs. Contratista Independiente para guiarte. Simplemente responde algunas preguntas sobre tu relación con el trabajador y la herramienta te ayudará a comprender las distinciones importantes.
¿Cuáles son mis responsabilidades como empleador?
Ya sea que contrate a un trabajador doméstico por una hora o a tiempo completo, usted es un empleador sujeto a todas las leyes y regulaciones laborales. Sus obligaciones de pago y declaración de impuestos, sin embargo, dependen de cuánto pague al empleado temporal. Usted tendrá obligaciones fiscales si:
- Le pagas al empleado temporal $3,000 o más en el año (2024o
- Les pagas a todos tus empleados $1,000 o más en un trimestre del calendario.
Si cumples con cualquiera de estos criterios, deberás declarar y pagar impuestos, incluyendo el Seguro Social, Medicare y los impuestos federales y estatales por desempleo. Si le pagas a tu empleada temporal $3,000 o más durante el año, también estás obligado a entregarle un formulario W-2 al final del año.
Tus obligaciones fiscales por empleados del hogar pueden incluir:
- Impuestos de Seguridad Social y Medicare
- Impuestos Estatales de Desempleo donde sea requerido
- Impuesto Federal sobre el Desempleo (FUTA) donde sea requerido
El empleador es el único responsable de la remesa de los impuestos de Seguridad Social y Medicare. En caso de que el empleador no recaude este impuesto del empleado mediante deducciones periódicas de nómina, el empleador sigue siendo responsable de remitir o pagar el impuesto al IRS. El empleado doméstico NO puede remitir su parte de los impuestos de Seguro Social y Medicare independientemente del empleador.
» Histórico Normas fiscales para niñeras y actualizaciones salariales fiscales
Una familia a menudo contratará a una niñera o cuidadora temporal que puede trabajar solo durante varias semanas. Legalmente, ella es su empleada desde el primer día que comienza a trabajar con usted, y se aplican las protecciones de la ley laboral, como las horas extras y el salario mínimo. Sin embargo, sus responsabilidades fiscales con una niñera o cuidadora temporal con respecto a los impuestos de la Seguridad Social y Medicare solo se activarán si le paga a esta persona la cantidad límite anual. Sus responsabilidades fiscales, por lo tanto, no son un factor de si ella es una empleada permanente o no, sino más bien de cuánto le paga.
CONSEJO: Nunca realices ningún pago a una niñera u otro cuidador, ya sea temporal o permanente, sin antes obtener el nombre legal completo, número de Seguro Social y dirección postal permanente del cuidador.
Ten en cuenta que los umbrales salariales para la obligación tributaria por desempleo son más bajos: oscilan entre $500 y $1000, dependiendo del estado. Por lo tanto, es posible contar con niñeras temporales por las que no tenga que pagar los impuestos del Seguro Social y de Medicare, pero sí tenga la obligación de pagar el impuesto de desempleo. Estas situaciones deben analizarse a fondo con su asesor fiscal especializado en niñeras.
Si desea evitar esta obligación, le recomendamos que contrate a una niñera temporal que le pague la agencia de referencia. Esto es un poco más caro, pero puede ahorrarle todos los dolores de cabeza fiscales. Cuando contrata a través de la agencia, realiza sus pagos, por ejemplo, a 123 Nanny Agency Inc., y no a Mary Jones.