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El cumplimiento de los impuestos sobre la nómina de su nuevo empleado no tiene por qué ser aterrador, consumir mucho tiempo ni ser costoso. HomeWork Solutions es una empresa de servicios de “nómina para el hogar” reconocida a nivel nacional, que ofrece a los empleadores domésticos en todo el país soluciones confiables y que ahorran tiempo en nómina e impuestos sobre la nómina.

LA CLASIFICACIÓN DE LOS

Te conviertes en empleador doméstico cuando contratas a una persona para que realice tareas y brinde servicios bajo tu dirección en tu hogar privado. Por lo general, estos trabajadores son tus empleados, no contratistas independientes. La falta de clasificación adecuada del trabajador y de presentación de las declaraciones y pagos de impuestos correspondientes se considera fraude fiscal por parte del IRS.

RESPONSABILIDADES DE IMPUESTOS SOBRE LA NÓMINA

Usted es responsable del pago de los impuestos federales sobre el trabajo cuando paga a trabajadores domésticos una cantidad mínima de $1,000 en un trimestre calendario, o cuando paga a cualquier empleado mayor de 18 años una cantidad de $3,000 en un año calendario.

Usted tiene responsabilidades tanto federales como estatales de presentación de impuestos. Los impuestos federales sobre el empleo se concilian con la declaración anual de impuestos sobre la renta federal del empleador doméstico. Su estado puede requerir declaraciones trimestrales de impuestos de desempleo, así como informes y remesas de los impuestos estatales sobre la renta retenidos, si corresponde. Los salarios de los empleados se informan a la Administración del Seguro Social. Su empleado tiene derecho a un formulario W-2 en enero.

Impuestos del Seguro Social y Medicare

El empleador doméstico es responsable del pago de todos los impuestos de Seguridad Social y Medicare al IRS. Usted puede elegir deducir los impuestos de su empleado de su sueldo o financiar estos impuestos usted mismo.

Impuestos de desempleo

Contribuirás al IRS y a Maryland para financiar programas de desempleo y reentrenamiento de trabajadores.

Impuestos sobre la renta

Los impuestos federales y estatales sobre la renta son en última instancia responsabilidad del empleado doméstico; sin embargo, la mejor práctica es deducir estos impuestos del salario de su empleado a tiempo completo para ayudarle a evitar deber grandes sumas al presentar sus declaraciones de impuestos anuales.

OTRAS RESPONSABILIDADES LEGALES

Verificación de elegibilidad para trabajar

Todos los empleadores de EE. UU. deben verificar la elegibilidad de empleo de un candidato utilizando el Formulario I-9.

Cumplimiento de la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA)

Mantener registros precisos y contemporáneos que incluyan el seguimiento del tiempo, cálculos de pago bruto y registros detallados de todas las deducciones del cheque de pago del empleado.

No pagues menos del salario mínimo por hora.

Puede encontrar más detalles sobre los requisitos de FLSA en Aquí.

Seguro médico

No estás obligado a ofrecer seguro médico a tus empleados, sin embargo, existen ventajas financieras y de retención al contribuir con una parte o la totalidad de la prima del seguro médico de tus empleados. HWS está encantado de discutir esto contigo.

Leyes Laborales de Maryland

Salario mínimo

Maryland aplaza a FLSA salarios mínimos para todos los empleados domésticos, incluidos cuidadores de ancianos y acompañantes. El pago no puede ser inferior al mayor entre el salario mínimo estatal o federal.

El salario mínimo en Maryland es actualmente de $15.00 por hora.

• El salario mínimo en el condado de Howard es de $15.50 por hora, y aumentará a $16.00 por hora el 1 de julio de 2026 (para empresas con menos de 15 empleados)
• El salario mínimo en el condado de Montgomery es de $15.50 por hora para las pequeñas empresas (menos de 10 empleados)

Pago de horas extras

Todos los trabajadores reciben un pago adicional por horas extras de 1.5 veces el salario por hora para las horas sobre 40 en una semana de 7 días. Los empleados internos deben recibir compensación por horas extras. No se requiere pago de horas extras ni pago adicional por las horas trabajadas en exceso de 8 por día o en fines de semana o días festivos.

Tiempo libre pagado

Programa de Seguro de Licencia Familiar y Médica de Maryland:

A partir del 1 de enero de 2027, los empleadores con menos de 15 empleados deberán aportar 0,45% de los salarios cubiertos al programa. Los empleadores podrán deducir el monto total de la contribución de los salarios de los empleados. Las solicitudes y los beneficios estarán disponibles a partir del 3 de enero de 2028.

Condado de Montgomery: Se deben otorgar hasta 56 horas de licencia por enfermedad al año, acumuladas a razón de 1 hora por cada 30 horas trabajadas. Los empleadores con menos de cinco empleados deben proporcionar al menos 32 horas pagadas y 24 horas no pagadas de licencia por enfermedad. Se aplican reglas de cumplimiento adicionales bajo la Ley de Derechos de los Trabajadores Domésticos del Condado de Montgomery.

Si no lo especifica en sus políticas de empleo o en el acuerdo de trabajo con su empleado, está obligado a pagar las vacaciones acumuladas al momento de la separación del empleo. 

Reembolso por kilometraje

El gobierno federal establece y actualiza cada año una tarifa máxima para el reembolso de millas no sujetas a impuestos. La tarifa actual es de $0.725 por milla.

Transparencia salarial

A partir del 1 de octubre de 2024, los empleadores domésticos de Maryland deben incluir el rango salarial, los beneficios y otros detalles de compensación en cualquier oferta de trabajo pública. Incluso sin una oferta formal, esta información debe compartirse antes de discutir el salario o al ser solicitada. Los empleadores no pueden penalizar a los solicitantes por preguntar sobre salarios o por negarse a revelar su historial salarial. Los registros de cumplimiento deben conservarse durante tres años después de que se cubra el puesto, o desde la fecha de publicación si no se cubre.

Frecuencia de nómina

Maryland te permite pagar a tu trabajador doméstico a diario, semanalmente, quincenalmente o semestralmente, pero no permite ciclos de pago mensuales. El pago al momento de la separación vence en la próxima fecha de pago programada.

Documentación de nómina

Por cada período de pago, usted debe enviar a cada uno de sus empleados un estado de cuenta de sus ganancias brutas y las deducciones de esas ganancias brutas.

Debes avisar a un empleado con al menos un período de pago de antelación sobre cualquier cambio en la fecha de pago o el salario.

Pago final

Cuando se despide a un empleado doméstico, todos los salarios adeudados deben pagarse en la próxima fecha de pago regular. Las vacaciones acumuladas y no utilizadas o el tiempo libre pagado (PTO) también deben pagarse, a menos que el empleador tenga una política por escrito que indique lo contrario.

Requisitos de Contrato de Trabajo

Maryland no exige un contrato de trabajo escrito.

• En el condado de Montgomery, se requiere que presentes un contrato por escrito a los empleados y ofrezcas negociar los términos de empleo. Un empleado puede acordar trabajar sin contrato solo si el empleado firma una declaración de divulgación. Los detalles completos se pueden ver en montgomerycountmd.gov bajo la pestaña “contrato”, junto con un modelo de contrato.

Se puede encontrar un modelo de acuerdo de trabajo gratuito Aquí.

Seguro de Compensación para Trabajadores

El estado de Maryland exige que todos los empleadores domésticos contraten un seguro de compensación laboral para cualquier empleado que gane más de $1000 en un trimestre calendario. HWS SIEMPRE recomienda obtener una póliza de seguro de compensación para trabajadores por la protección que brinda en caso de una lesión relacionada con el trabajo que sufra su empleado. Generalmente se puede obtener una póliza de manera fácil y rentable contactando a su proveedor de seguro de propietario o inquilino. HWS puede ayudarle a obtener este seguro a través de nuestro socio de seguros (simplemente llámenos), o puede comprarlo en el Fondo de Seguros para Trabajadores Lesionados de MD (https://www.iwif.com/).

Seguro de desempleo estatal

Maryland exige un nuevo impuesto estatal sobre el seguro de desempleo a cargo del empleador de 2,6% sobre los primeros $8,500 de salario pagados a cada empleado. Esto puede variar si ya tienes empleados.

Frecuencia de presentación de impuestos

Maryland generalmente requiere declaraciones de impuestos trimestrales al Contralor de Maryland y al Departamento de Trabajo, Licencias y Regulación de Maryland (DLLR). Esto es además de la presentación de impuestos federales.

HWS TE AYUDARÁ A HACER LO CORRECTO

HWS sabe que la mayoría de las familias quieren pagar legalmente a sus empleados domésticos y asegurarse de que el empleado reciba las protecciones de compensación laboral y seguro de desempleo. Usted también quiere establecer una relación basada en principios con su empleado que cuida e interactúa con miembros de la familia valiosos. Comenzar la relación con el pie derecho, incluido el cumplimiento de las formalidades legales y fiscales, ayuda a establecer el tono para la relación.