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El cumplimiento de los impuestos sobre la nómina de su nuevo empleado no tiene por qué ser aterrador, consumir mucho tiempo ni ser costoso. HomeWork Solutions es una empresa de servicios de “nómina para el hogar” reconocida a nivel nacional, que ofrece a los empleadores domésticos en todo el país soluciones confiables y que ahorran tiempo en nómina e impuestos sobre la nómina.

LA CLASIFICACIÓN DE LOS

Te conviertes en empleador doméstico cuando contratas a una persona para que realice tareas y brinde servicios bajo tu dirección en tu hogar privado. Por lo general, estos trabajadores son tus empleados, no contratistas independientes. La falta de clasificación adecuada del trabajador y de presentación de las declaraciones y pagos de impuestos correspondientes se considera fraude fiscal por parte del IRS.

RESPONSABILIDADES DE IMPUESTOS SOBRE LA NÓMINA

Usted es responsable del pago de los impuestos federales sobre el trabajo cuando paga a trabajadores domésticos una cantidad mínima de $1,000 en un trimestre calendario, o cuando paga a cualquier empleado mayor de 18 años una cantidad de $3,000 en un año calendario.

Tienes responsabilidades tanto para la presentación de impuestos federales como estatales. Los impuestos federales de empleo se concilian con la declaración anual de impuestos federales sobre la renta del empleador doméstico. Tu estado requerirá declaraciones trimestrales de impuestos de desempleo, así como informes y el envío de impuestos estatales sobre la renta retenidos, si corresponde. Los salarios de los empleados se informan a la Administración del Seguro Social. Tu empleado recibirá un formulario W-2 en enero.

Impuestos del Seguro Social y Medicare

El empleador doméstico es responsable del pago de todos los impuestos de Seguridad Social y Medicare al IRS. Puedes optar por recaudar los impuestos de tu empleado mediante deducciones de nómina o financiar estos impuestos tú mismo.

Impuestos de desempleo

Realizarás contribuciones al IRS y a California para financiar programas de desempleo y reentrenamiento de trabajadores.

Impuestos sobre la renta

Los impuestos federales y estatales sobre la renta son en última instancia responsabilidad del empleado doméstico; sin embargo, es una buena práctica deducir estos impuestos del salario de su empleado de tiempo completo para ayudarle a evitar deber grandes sumas al presentar sus declaraciones de impuestos anuales sobre la renta.

OTRAS RESPONSABILIDADES LEGALES

Verificación de elegibilidad para trabajar

Todos los empleadores de EE. UU. deben verificar la elegibilidad de empleo de un candidato utilizando el Formulario I-9.

Cumplimiento de la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA)

Mantener registros precisos y contemporáneos que incluyan registro de tiempo, cálculos de pago bruto y registros detallados de todas las deducciones del cheque de pago del empleado.

No pagues menos del salario mínimo por hora.

Seguro médico

No estás obligado a ofrecer seguro médico a tus empleados, sin embargo, existen ventajas financieras y de retención al contribuir con una parte o la totalidad de la prima del seguro médico de tus empleados. HWS está encantado de discutir esto contigo.

LEYES LABORALES DE CALIFORNIAS

Salario mínimo

Los empleados domésticos en California están cubiertos tanto por la FLSA y la Orden Salarial n.º 15 de la IWC de California, y son empleados por hora no exentos, a quienes se les paga un salario no inferior al salario mínimo. El salario mínimo de California es de $16.90 por hora. Muchas ciudades de California tienen salarios mínimos locales que se aplican*:

• Alameda salario mínimo: $17,00 por hora.
• Belmont salario mínimo: $18,30 por hora.
• Berkeley salario mínimo: $19,18 por hora.
• Burlingame salario mínimo: $17,86 por hora.
• Cupertino salario mínimo: $18,70 por hora.
• Diario Ciudad salario mínimo: $17,50 por hora.
• East Palo Alto salario mínimo: $17,90 por hora.
• El Cerrito salario mínimo: $18,82 por hora.
• Emeryville salario mínimo: $19,90 por hora.
• Foster City salario mínimo: $17,85 por hora.
• Fremont salario mínimo: $17,75 por hora.
• Bahía de la Media Luna salario mínimo: $17,47 por hora.
• Los Altos salario mínimo: $18,70 por hora.
• Ciudad de Los Ángeles salario mínimo: $17,87 por hora.
• Condado de Los Ángeles salario mínimo: $17,81 por hora.
• Malibu salario mínimo: $17,27 por hora.
• Menlo Park salario mínimo: $17,55 por hora
• Milpitas salario mínimo: $18,20 por hora.
• Mountain View salario mínimo: $19,70 por hora.
• Novato salario mínimo: $16,90 por hora.
• Oakland salario mínimo: $17,34 por hora.
• Palo Alto salario mínimo: $18,70 por hora.
• Pasadena salario mínimo: $18,04 por hora.
• Petaluma salario mínimo: $18,31 por hora.
• Secuoya Salario mínimo municipal: $18,65 por hora.
• Richmond salario mínimo: $19,18 por hora.
• San Carlos salario mínimo: $17,75 por hora.
• San Diego salario mínimo: $17,75 por hora.
• San Francisco salario mínimo: $19,18 por hora.
• San José salario mínimo: $18,45 por hora.
• San Mateo salario mínimo: $18,60 por hora.
• Condado de San Mateo salario mínimo: $17,95 por hora.
• Santa Mónica salario mínimo: $17,81 por hora.
• Santa Clara salario mínimo: $18,70 por hora.
• Santa Rosa salario mínimo: $18,21 por hora.
• Sonoma salario mínimo: $17,38 por hora.
• South San Francisco salario mínimo: $18,15 por hora.
• Sunnyvale salario mínimo: $19,50 por hora
• West Hollywood salario mínimo: $20,25 por hora

- La lista podría no ser exhaustiva. Por favor, consulte las ordenanzas locales para requisitos adicionales.

Pago de horas extras

No hay deducción por tiempo de sueño en turnos de 24 horas.

SI USTED ES…	ENTONCES, USTED TIENE DERECHO A…
Un asistente personal empleado en una casa particular.	horas extras (1.5x la tarifa regular de pago)	Doble pago (2 veces la tarifa regular de pago)
Sin cama ni alimentación	>9 horas/día o >40 horas/semana	n/a
Residir	> 9 horas/día o > 45 horas/semana	n/a
Otro tipo de trabajador doméstico
Sin cama ni alimentación	>8 horas/día o >40 horas/semana	>12 horas/día o >8 horas en el 7.º día de la jornada laboral
Residir	>9 horas/día o hasta 9 horas trabajadas el sexto o séptimo día de la semana laboral	más de 9 horas en el sexto o séptimo día de la semana laboral
*Los asistentes personales dedican 80%+ de tiempo a alimentar, bañar, vestir y supervisar directamente a cualquier persona a su cargo (Orden salarial n.º 15 de la IWC de California).

Tiempo libre pagado

California requiere que proporciones hasta 48 horas de licencia por enfermedad remunerada al año, pero puedes limitar el uso del tiempo de enfermedad a 40 horas anuales. Las horas se acumulan a una tasa de 1 hora de licencia por enfermedad ganada por cada 30 horas trabajadas. Los empleados comienzan a acumular licencia por enfermedad el día que inician a trabajar, pero no pueden usar su tiempo de enfermedad hasta que hayan trabajado un mínimo de 90 días. Ten en cuenta que debes permitir que las horas de licencia por enfermedad acumuladas y no utilizadas se transfieran de un año a otro. No se te exige pagar las horas de licencia por enfermedad acumuladas al momento de la terminación, sin importar la razón.

En lugar de permitir que los empleados acumulen días de enfermedad, puede otorgar al menos 40 horas de licencia pagada cada año de empleo. Es posible que no tenga que proporcionar ningún día de enfermedad si sus empleados solo brindan servicios de apoyo en el hogar.

No estás obligado a otorgar licencias vacacionales, pero si lo haces, debes pagar al empleado en el momento de la terminación todo el tiempo vacacional que haya ganado pero que aún no haya tomado.

Algunas ciudades tienen leyes adicionales sobre lic

• BerkeleyPuede ofrecer no menos de 48 horas de licencia por enfermedad por adelantado o utilizar el sistema de acumulación. Si el tiempo de enfermedad se acumula, se requiere su transferencia y el uso del tiempo de enfermedad puede tener un límite de 48 horas por año.
• Emeryville: Puede ofrecer no menos de 48 horas de licencia por enfermedad por adelantado o utilizar el sistema de acumulación. Si el tiempo de enfermedad se acumula, se requerirá la transferencia y el uso del tiempo de enfermedad puede estar limitado a 24 horas por año.
• Los ÁngelesPuede ofrecer no menos de 48 horas de licencia por enfermedad por adelantado o utilizar el sistema de acumulación. Si el tiempo de enfermedad se acumula, se requiere la transferencia pero se permite que se limite a un mínimo de 72 horas acumuladas, y el uso del tiempo de enfermedad puede limitarse a 48 horas por año.
• OaklandDebes permitir que los empleados acumulen tiempo por enfermedad. En una fecha determinada, pueden tener hasta 40 horas de tiempo por enfermedad acumulado guardado, y se requiere la transferencia de saldos.
• San DiegoPuedes ofrecer no menos de 40 horas de licencia por enfermedad por adelantado o utilizar el sistema de acumulación. Si se acumulan días por enfermedad, se requiere un traspaso, pero se permite que el límite sea de un mínimo de 80 horas acumuladas. El uso de días por enfermedad puede limitarse a 40 horas por año.
• San FranciscoPuede ofrecer no menos de 40 horas de licencia por enfermedad por adelantado o por cada 1.200 horas trabajadas. Si el tiempo de enfermedad se acumula, se requiere la transferencia. En cualquier fecha determinada, el tiempo de enfermedad acumulado puede tener un límite de 40 horas, de modo que un empleado puede tener un máximo de 40 horas “en reserva”.
• Santa Mónica: Puedes ofrecer no menos de 40 horas de licencia por enfermedad por adelantado o usar el sistema de acumulación. Si el tiempo por enfermedad se acumula, se requiere la transferencia.
• West HollywoodLos empleados domésticos de tiempo completo deben recibir al menos 96 horas remuneradas y 80 horas no remuneradas al año para licencias por enfermedad, vacaciones o asuntos personales. Los trabajadores a tiempo parcial acumulan proporcionalmente. La licencia se puede utilizar después de 120 días.

Licencia Familiar Pagada

California ofrece hasta ocho semanas de pago parcial para los empleados domésticos que se tomen un tiempo libre para unirse a un nuevo hijo, cuidar de un familiar gravemente enfermo o realizar ciertas tareas relacionadas con militares. La licencia también se extiende a una “persona designada”, alguien relacionado por sangre o cuya relación sea como de familia. Los empleadores pueden limitar la designación a una persona por año. Los empleados ya no están obligados a usar su tiempo de vacaciones antes de comenzar a recibir los beneficios de licencia familiar remunerada.

Requisitos adicionales del estado

CalSavers

Los empleadores domésticos de California deberán cumplir con la Programa de Ahorro para el Retiro CalSavers por 31 de diciembre de 2025 si aún no ofrecen un plan de jubilación calificado. CalSavers es un programa estatal que permite a los empleados —como niñeras o cuidadores de personas mayores— ahorrar para la jubilación a través de una cuenta Roth IRA, financiada exclusivamente con deducciones de la nómina de los empleados. Los empleadores deben registrarse en CalSavers o presentar una exención, enviar la información de los empleados y garantizar que las deducciones de nómina y las contribuciones se realicen a tiempo. Si bien no se requieren contribuciones del empleador, no cumplir con la fecha límite puede acarrear multas de hasta $500 por empleado.
https://www.calsavers.com/

Licencia por pérdida reproductiva

Los empleadores domésticos con cinco o más empleados deben proporcionar hasta cinco días de licencia no remunerada para eventos como aborto espontáneo, muerte fetal, adopción fallida o subrogación, o reproducción asistida no exitosa. Los empleados elegibles (aquellos empleados durante al menos 30 días) pueden usar vacaciones, días personales o días por enfermedad durante este tiempo. La licencia debe usarse dentro de los tres meses posteriores al evento y no tiene que tomarse de forma consecutiva. Los empleadores pueden limitar esta licencia a 20 días por año para eventos múltiples.

Descansos para comidas y descanso

En California, la mayoría de los empleados domésticos tienen derecho a un descanso para comer ininterrumpido y no remunerado de 30 minutos si trabajan más de cinco horas al día. Este descanso debe tomarse antes de que termine la quinta hora. Si se requiere que el empleado permanezca en las instalaciones (como en su hogar), el descanso para comer se considera “de servicio” y debe ser remunerado. Además, los empleados tienen derecho a un descanso remunerado de 10 minutos por cada cuatro horas trabajadas.

Sin embargo, los asistentes personales no tienen derecho a descansos para comer y para tomar un respiro según la ley de California.

Si los descansos requeridos no se toman, se interrumpen o no se permiten (para los empleados elegibles), el empleador debe pagar una hora adicional de salario como penalización por cada ocurrencia.

Ley de Oportunidad Justa (Prohibición de la Casilla de Antecedentes Penales)

Según la Ley de Oportunidades Justas de California, los empleadores domésticos con cinco o más empleados no pueden preguntar sobre el historial criminal de un solicitante hasta después de hacer una oferta de trabajo condicional. Esto ayuda a reducir los prejuicios en la contratación y amplía las oportunidades para personas con condenas pasadas.

Seguro de Discapacidad Estatal

California exige que los empleadores domésticos retengan el SDI de los salarios de sus empleados. Este programa financia los beneficios por discapacidad a corto plazo, incluyendo la licencia por embarazo y la Licencia Familiar Remunerada (PFL) para el vínculo afectivo o el cuidado de familiares. En 2026, la tasa del SDI es de 1,3% sin límite salarial, lo que significa que todos los salarios están sujetos a esta deducción. 

Reembolso por kilometraje

En California, los empleadores tienen la obligación legal de reembolsar a sus empleados todos los gastos necesarios en los que incurran durante los viajes relacionados con el trabajo, incluido el kilometraje. El gobierno federal establece y actualiza cada año una tarifa máxima para el reembolso del kilometraje no sujeto a impuestos. La tarifa actual es de $0.725 por milla.

Frecuencia de nómina

California te permite pagarle a tu trabajador doméstico diariamente, semanalmente, quincenalmente o semestralmente, pero no permite ciclos de pago mensuales. Debes pagar los salarios de horas extras a más tardar en el día de pago del próximo período de nómina regular que siga al período en el que se ganaron los salarios de horas extras. El pago ante la separación involuntaria se debe hacer inmediatamente, y dentro de las 72 horas en caso de renuncia.

Documentación de nómina

Usted está obligado a proporcionar a su empleado doméstico de California un talón de pago cada período de pago que incluya todas las tarifas por hora aplicables, las horas trabajadas, los salarios brutos y netos ganados, todas las deducciones, las fechas incluidas en el período de pago, su nombre y los últimos 4 dígitos de su número de Seguro Social u otro número de identificación individual del contribuyente, y su nombre y dirección.

Terminación y Pago Final

La ley de California exige que los empleadores domésticos proporcionen el pago final sin demora. Si un empleado es despedido, los salarios finales —incluidas las vacaciones no utilizadas— deben pagarse de inmediato. Si el empleado renuncia con al menos 72 horas de aviso, el pago vence el último día. Si no se da aviso, el empleador tiene 72 horas para emitir el cheque de pago final.

Requisitos de Contrato de Trabajo

Debes proporcionar un acuerdo de empleo firmado, un acuerdo de confidencialidad y/o un acuerdo mutuo de arbitraje según corresponda, y un aviso de protección contra el robo de salarios. Puedes encontrar una muestra gratuita de acuerdo de trabajo en Aquí.

El Aviso de protección contra el robo de salario deben incluir las tarifas de pago por hora y por horas extra por hora, cualquier tarifa de pago especial, el día de pago regular, su nombre, dirección física y número de teléfono, y el nombre, dirección y número de póliza de su compañía de seguros de compensación para trabajadores. Está obligado a hacer que su empleado firme dos copias, una para sus registros y otra para los registros de ellos. Siempre que esta información cambie, debe enviar a sus empleados un nuevo aviso.

Seguro de Compensación para Trabajadores

California exige que los empleadores domésticos tengan un seguro de compensación para trabajadores (Workers’ Compensation Insurance). Esto suele ser una adición a la póliza de seguro de un propietario de California. Además, HWS puede ayudarte a obtener este seguro a través de nuestro socio asegurador (solo llámanos).

Seguro de desempleo estatal

California exige un nuevo impuesto estatal sobre el seguro de desempleo para los empleadores de 3,4% sobre los primeros $7,000 de salario pagados a cada empleado. Esto puede variar si ya tienes empleados.

Frecuencia de presentación de impuestos

California exige el pago casi inmediato de las retenciones del impuesto sobre la renta al cumplir con ciertos umbrales establecidos por ley. Actualmente, usted tiene 15 días para realizar un pago después de que los impuestos acumulados cumplan con el umbral estatal. Como tal, HWS solo puede garantizar el cumplimiento a través de nuestro nivel de servicio de Nómina Completa. Todos los empleadores domésticos deben presentar declaraciones trimestrales de impuestos.

HWS TE AYUDARÁ A HACER LO CORRECTO

HWS sabe que la mayoría de las familias quieren pagar legalmente a sus empleados domésticos y asegurarse de que el empleado reciba las protecciones de compensación laboral y seguro de desempleo. Usted también quiere establecer una relación basada en principios con su empleado que cuida e interactúa con miembros de la familia valiosos. Comenzar la relación con el pie derecho, incluido el cumplimiento de las formalidades legales y fiscales, ayuda a establecer el tono para la relación.