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El cumplimiento de los impuestos sobre la nómina de su nuevo empleado no tiene por qué ser aterrador, consumir mucho tiempo ni ser costoso. HomeWork Solutions es una empresa de servicios de “nómina para el hogar” reconocida a nivel nacional, que ofrece a los empleadores domésticos en todo el país soluciones confiables y que ahorran tiempo en nómina e impuestos sobre la nómina.

 

LA CLASIFICACIÓN DE LOS

 

Te conviertes en empleador doméstico cuando contratas a una persona para que realice tareas y brinde servicios bajo tu dirección en tu hogar privado. Por lo general, estos trabajadores son tus empleados, no contratistas independientes. La falta de clasificación adecuada del trabajador y de presentación de las declaraciones y pagos de impuestos correspondientes se considera fraude fiscal por parte del IRS.

 

RESPONSABILIDADES DE IMPUESTOS SOBRE LA NÓMINA

Usted es responsable de los impuestos federales sobre el empleo cuando paga a trabajadores domésticos una cantidad mínima de $1,000 en un trimestre calendario o cuando paga a cualquier empleado individual mayor de 18 años $3,000 en un año calendario. Los empleadores de trabajadores domésticos en Nueva York deben pagar el impuesto estatal del seguro de desempleo cuando les paguen a sus empleados más de $500 en un trimestre calendario.

Usted tiene responsabilidades tanto federales como estatales de presentación de impuestos. Los impuestos federales sobre el empleo se concilian con la declaración anual de impuestos sobre la renta federal del empleador doméstico. Su estado puede requerir declaraciones trimestrales de impuestos de desempleo, así como informes y remesas de los impuestos estatales sobre la renta retenidos, si corresponde. Los salarios de los empleados se informan a la Administración del Seguro Social. Su empleado tiene derecho a un formulario W-2 en enero.

Impuestos del Seguro Social y Medicare

El empleador doméstico es responsable del pago de todos los impuestos de Seguridad Social y Medicare al IRS. Usted puede elegir deducir los impuestos de su empleado de su sueldo o financiar estos impuestos usted mismo.

Impuestos de desempleo

Realizarás contribuciones al IRS y a Nueva York para financiar programas de desempleo y reentrenamiento laboral.

Impuestos sobre la renta

Los impuestos federales y estatales sobre la renta son en última instancia responsabilidad del empleado doméstico; sin embargo, la mejor práctica es deducir estos impuestos del salario de su empleado a tiempo completo para ayudarle a evitar deber grandes sumas al presentar sus declaraciones de impuestos anuales.

OTRAS RESPONSABILIDADES LEGALES

Verificación de elegibilidad para trabajar

Todos los empleadores de EE. UU. deben verificar la elegibilidad de empleo de un candidato utilizando el Formulario I-9.

Cumplimiento de la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA)

Mantener registros precisos y contemporáneos que incluyan el seguimiento del tiempo, cálculos de pago bruto y registros detallados de todas las deducciones del cheque de pago del empleado.

No pagues menos del salario mínimo por hora.

Seguro médico

No estás obligado a ofrecer seguro médico a tus empleados, sin embargo, existen ventajas financieras y de retención al contribuir con una parte o la totalidad de la prima del seguro médico de tus empleados. HWS está encantado de discutir esto contigo.

LEYES LABORALES DE NUEVA YORK

Salario mínimo

Nueva York se remitirá a FLSA, lo que exige que todos los empleados domésticos, incluidos los acompañantes, reciban un pago.

Nueva York El salario mínimo es de $16,00 por hora.

• Ciudad de Nueva York El salario mínimo es de $17,00 por hora.
• Nassau, Suffolk y Westchester El salario mínimo es de $17.00 por hora.

Pago de horas extras

Los trabajadores externos deben recibir un pago adicional por horas extras de 1.5 veces el salario por hora por las horas que excedan las 40 en una semana laboral. Los trabajadores internos deben recibir un pago adicional por horas extras de 1.5 veces el salario por hora por las horas que excedan las 44 en una semana laboral. No se requiere pago de horas extras o pago premium por las horas trabajadas en exceso de 8 por día o durante los fines de semana o días festivos.

Tiempo libre pagado

Ley de Derechos de los Trabajadores del Hogar

La Ley de Derechos de Trabajadores Domésticos de Nueva York otorga protecciones a los empleados domésticos de tiempo completo, independientemente de su estado migratorio. Los requisitos clave incluyen:

• Salario mínimoLos empleados domésticos deben recibir al menos el salario mínimo del estado.
• Pago de horas extrasTiempo y medio por horas extra 40 por semana o 44 horas para trabajadores de planta).
• Pago semanal: Requerido para todos los empleados domésticos.
• Licencia remunerada:
  • 30+ horas por semana 3 días pagados de permiso después de un año.
  • 20–29 horas/semana → 2 días libres remunerados.
  • Menos de 20 horas por semana → 1 día libre pagado.
• Día de descanso: Un día libre por semana; los empleados pueden acordar trabajarlo a tarifas de horas extras.
• Políticas de trabajo escritoLos empleadores deben proporcionar detalles sobre bajas por enfermedad, vacaciones, días festivos, horas de trabajo, tasa de pago, horas extras y fecha de pago.

Los empleadores domésticos también deben cumplir con seguro de desempleo, compensación para trabajadores, e seguro de incapacidad requisitos.

Licencia por enfermedad remunerada del estado de Nueva York

empleados domésticos acumulan 1 hora de licencia por enfermedad por cada 30 horas trabajadas. Los empleadores deben proporcionar:

• Si tienes de 1 a 4 empleados Hasta 40 horas de permiso sin goce de sueldo al año.
• Si tienes más de 5 empleados Hasta 40 horas de licencia pagada al año.
• La licencia puede usarse para atención médica, tratamiento o cuidado preventivo para el empleado o un miembro de la familia.
• Los empleadores deben llevar un registro de la acumulación y proporcionar detalles de uso si se solicita.

Licencia Familiar Pagada del Estado de Nueva York (PFL)

Los empleados domésticos tienen derecho a días libres remunerados por:

• Vincularse un recién nacido, adoptado o niño en acogida.
• Cuidar de un familiar gravemente enfermo .
• Dirección familia militar necesita.
• Órdenes de cuarentena/aislamiento por emergencias de salud pública.

Elegibilidad:

• Empleados a tiempo completo Cubierto después 26 semanas consecutivas de empleo.
• Empleados a tiempo parcial Cubierto después 175 días laborables (no consecutivos).

Los empleados contribuyen mediante deducciones de nómina.

Licencia pagada por enfermedad y seguridad de la Ciudad de Nueva York (ESSTA)

La Ley de Tiempo Libre Pagado por Enfermedad y Seguridad de NYC exige que los empleadores domésticos:

• Proporcione 32 horas de licencia protegida sin goce de sueldo disponible inmediatamente. Más hasta

  40 horas de licencia pagada por año a la tarifa regular del empleado.

• Acumular días libres por 1 hora por cada 30 horas trabajadas.
• Liste las ausencias por enfermedad acumuladas/utilizadas en cada talón de pago.

Los empleados pueden usar ESSTA para:

• Personal o familiar enfermedad, lesión o atención preventiva.
• Situaciones de violencia doméstica, acecho o trata de personas.
• Cierre de negocios o escuelas debido a emergencias de salud pública.

Licencia Personal Remunerada Prenatal del Estado de Nueva York

Los empleadores de Nueva York deben proporcionar 20 horas de licencia prenatal remunerada en un período de 52 semanas. Se puede usar para atención prenatal como exámenes, procedimientos, seguimiento, pruebas y citas con un proveedor. Esta licencia está disponible inmediatamente cuando sea necesaria, se puede tomar en incrementos de una hora y se paga a la tarifa regular del empleado. Esto es adicional a la licencia por enfermedad remunerada y la licencia familiar remunerada, y las horas no utilizadas no necesitan pagarse al finalizar el empleo.

 

Reembolso por kilometraje

El gobierno federal establece y actualiza cada año una tarifa máxima para el reembolso de millas no sujetas a impuestos. La tarifa actual es de $0.76 por milla.

Frecuencia de nómina

Todos los empleados domésticos en Nueva York deben recibir su pago semanalmente. El pago al momento de la separación se debe entregar en la fecha de pago regular más próxima.

Documentación de nómina

La Ley de Prevención de Robo de Salarios de Nueva York exige que todos los empleados reciban un aviso de tarifa salarial al momento de la contratación y cada vez que cambie la tarifa por hora. El aviso debe incluir las tarifas de pago regulares y por horas extras, así como el día de pago regular. Además, se debe ofrecer un aviso por escrito sobre las políticas de trabajo, incluyendo licencia por enfermedad, vacaciones, permisos personales, días festivos y horario de trabajo.

Cada vez que le pague a un empleado, debe proporcionarle un comprobante de pago que incluya las fechas en que trabajó; su nombre; su nombre, dirección y número de teléfono; sus tarifas salariales y el motivo del pago; sus salarios brutos ganados, deducciones realizadas, subsidios tomados y salarios netos ganados; y sus tarifas salariales regulares, su tarifa de horas extras, su número de horas regulares trabajadas y su número de horas extras trabajadas, si no están exentos. Puede encontrar un modelo de comprobante de pago Aquí.

Requisitos de Contrato de Trabajo

Se debe proporcionar a su empleado un acuerdo de trabajo escrito que detalle las políticas laborales, incluidas las licencias por enfermedad, vacaciones y licencias personales. Una muestra gratuita de acuerdo de trabajo se puede encontrar Aquí.

Seguro de Compensación para Trabajadores

Nueva York requiere que los empleadores domésticos obtengan de inmediato pólizas de compensación para trabajadores y seguro por discapacidad (incluida la licencia familiar remunerada). HWS SIEMPRE recomienda obtener una póliza de Seguro de Compensación para Trabajadores por la protección que brinda en caso de una lesión relacionada con el trabajo sufrida por su empleado. La información y una solicitud están disponibles en línea en el Fondo de Seguros del Estado de Nueva York (NYSIF.com. Puede encontrar más información sobre el seguro de compensación para trabajadores en http://www.wcb.ny.gov/content/main/coverage-requirements-wc/household-employers.jsp. y la información sobre el seguro por discapacidad y la licencia familiar remunerada se puede encontrar en http://www.wcb.ny.gov/content/main/coverage-requirements-db/household-employers.jsp.

Seguro de desempleo estatal

El estado de Nueva York exige un nuevo impuesto estatal de seguro de desempleo para empleadores de 4,1% sobre los primeros $17 600 de salario (2026; consulta la tabla a continuación para años anteriores y futuros) pagados a cada empleado. Esto puede variar si ya tienes empleados. Las contribuciones al seguro de desempleo del estado de Nueva York se componen de una tasa normal y una tasa subsidiaria. Los empleadores también deben contribuir a un fondo separado para servicios de reempleo. La tasa normal se calcula cada año para cada empleador y depende de muchos factores, como las contribuciones pagadas y acreditadas. Las tasas normales oscilan entre 0% y 8,9% (0,089) al momento de redactar este documento.

A partir de 2026, la base salarial en Nueva York se ajustará de manera permanente el 1 de enero de cada año a 16% del salario anual promedio del estado, redondeado al $100 más cercano. El salario anual promedio estatal se establece a más tardar el 31 de mayo de cada año. El salario anual promedio no puede reducirse con respecto al nivel del año anterior.

Frecuencia de presentación de impuestos

Nueva York exige el pago casi inmediato de la retención del impuesto sobre la renta al alcanzar ciertos umbrales establecidos por ley. Actualmente, un empleador tiene 5 días para realizar un pago después de que los impuestos acumulados alcancen el umbral estatal. Por lo tanto, HWS solo puede garantizar el cumplimiento a través de nuestro nivel de servicio de Nómina Completa.

Nueva York exige declaraciones trimestrales para los impuestos de seguro de desempleo.

Ley de Derechos Laborales Domésticos (DWBR)

Nueva York tiene un Ley de Derechos de los Trabajadores Domésticos (DWBR) que incluye requisitos sobre las horas extras, la documentación de nómina, los días de descanso y otras protecciones para sus empleados. Se puede encontrar una lista detallada de los requisitos para los empleadores Aquí.

HWS TE AYUDARÁ A HACER LO CORRECTO

 

HWS sabe que la mayoría de las familias quieren pagar legalmente a sus empleados domésticos y asegurarse de que el empleado reciba las protecciones de compensación laboral y seguro de desempleo. Usted también quiere establecer una relación basada en principios con su empleado que cuida e interactúa con miembros de la familia valiosos. Comenzar la relación con el pie derecho, incluido el cumplimiento de las formalidades legales y fiscales, ayuda a establecer el tono para la relación.