Empezando

¿Te acabas de enterar de que eres un empleador doméstico? No estás solo.

Quizás tu niñera pidió un W-2. Quizás tu contador planteó inquietudes. Quizás una agencia mencionó los “requisitos del impuesto de niñera”, y ahora te preguntas qué se supone que debes hacer realmente.

Respira hondo. Esto es manejable, especialmente con el apoyo adecuado.

En HomeWork Solutions, ayudamos a familias en todo el país a navegar la nómina del hogar, los impuestos y el cumplimiento normativo todos los días. Ya sea que esté contratando a una niñera, a un cuidador para un padre o se dé cuenta de que ya no debería estar pagando “en negro”, nuestro equipo puede guiarlo a través del proceso paso a paso y encargarse de los detalles por usted.

Lo que los empleadores domésticos deben hacer y cómo ayudamos

Al contratar a alguien para que trabaje en tu casa, existen ciertas responsabilidades fiscales, laborales y de nómina que debes asumir. ¿La buena noticia? No tienes que descifrar todo tú mismo.

HomeWork Solutions simplifica el proceso. Configuración de cuentas de impuestos, nómina, retenciones, declaraciones de impuestos, documentos de fin de año y soporte de cumplimiento continuo desde el primer día.

Qué Aspectos Incluye el Soporte Continuo

PASO 1

Confirma que eres empleador doméstico

Si contratas a una niñera, un cuidador, una empleada doméstica u otro empleado del hogar y controlas su horario, sus responsabilidades o su entorno de trabajo, es probable que se te considere un empleador doméstico según las leyes federales y estatales.

Situaciones comunes:

“Contraté a una niñera.”
“Mis padres necesitan un cuidador a partir de la próxima semana”.”
“He estado pagando en efectivo sin considerar los impuestos durante meses y quiero solucionarlo.”
“Mi contador me dijo que tengo que emitir un formulario W-2”.”
“Una agencia me dijo que necesito nómina.”

Si alguna de estas situaciones te suena familiar, estás en el lugar correcto.

PASO 2

Configura tus cuentas de empleador

Los empleadores domésticos suelen necesitar varias cuentas fiscales y de empleo configuradas antes de que la nómina pueda comenzar, que incluyen:

Un Número de Identificación Patronal (EIN) del IRS
Cuentas de desempleo estatales
Cuentas de retención estatal
Registro de reporte de nuevo empleado
Cuentas de impuestos estatales o locales adicionales, cuando sea necesario
En el caso de las familias que contratan a alguien fuera de su estado, por ejemplo, cuando el empleado vive en un estado diferente al del lugar de trabajo, es posible que también sea necesario realizar trámites adicionales relacionados con la nómina y los impuestos.

¿La buena noticia? HomeWork Solutions se encarga de todo eso por ti. Nuestro equipo gestiona el proceso de configuración, coordina los registros necesarios y ayuda a garantizar que las cuentas federales, estatales y locales se establezcan correctamente desde el principio, para que las familias no tengan que lidiar solas con los complicados sistemas gubernamentales.

PASO 3

Incorpora adecuadamente a tu empleado

Por lo general, los empleados domésticos necesitan que se completen los formularios de incorporación y los formularios fiscales antes de que comience el proceso de nómina, entre ellos:

Formulario I-9 verificación de empleo
Formularios W-4 de retención de impuestos
Documentación de incorporación específica del estado

HomeWork Solutions proporciona a los clientes los formularios, recursos y la orientación necesarios para completar el proceso de incorporación correctamente. Tendrás acceso a artículos educativos, videos instructivos y soporte directo de nuestro equipo para ayudarte a que la incorporación se sienta más simple y manejable desde el primer día.

PASO 4

Gestiona correctamente la nómina y los impuestos

La administración de la nómina de los empleados domésticos implica mucho más que simplemente extender un cheque. Es posible que los empleadores tengan que:

Calcular los impuestos sobre la nómina del empleador y del empleado
Retener impuestos sobre la renta
Presentar los formularios de impuestos trimestrales y anuales
Llevar un registro de las horas extras y el cumplimiento de las normas salariales
Prepara los formularios fiscales de fin de año, como los W-2 y el Anexo H
Llevar un registro de los reembolsos de servicios de salud
Seguimiento de las aportaciones para la jubilación

Nuestro equipo ayuda a las familias a mantenerse al día con las responsabilidades continuas que conlleva la gestión de nóminas e impuestos del hogar.

PASO 5

Mantén el cumplimiento normativo durante todo el año

Las responsabilidades del empleo doméstico continúan mucho después de la configuración. Las declaraciones de impuestos, las leyes laborales cambiantes, la documentación de nómina y los informes de fin de año requieren atención continua.

HomeWork Solutions ofrece apoyo continuo, supervisión del cumplimiento normativo, procesamiento de nóminas, preparación de los formularios W-2 y Schedule H, presentación de declaraciones de impuestos y asesoría personalizada durante todo el año para ayudar a las familias a mantenerse organizadas y cumplir con las normas.

¿Qué pasa si ya has estado pagando en efectivo sin considerar los impuestos?

No estás solo. Muchas familias acuden a nosotros después de darse cuenta de que su empleado doméstico debería haber recibido su pago a través de una nómina legal con los impuestos debidamente gestionados.

Lo importante es abordar la situación de manera proactiva. Nuestro equipo puede ayudarte a explicar tus opciones, responder tus preguntas y guiarte a través de los próximos pasos de una manera que te resulte manejable, no abrumadora ni condescendiente.

¿Necesitas un EIN? Nosotros nos encargamos.

Los empleadores domésticos necesitan un Número de Identificación Patronal (EIN, por sus siglas en inglés) del IRS para poder procesar legalmente la nómina y presentar los impuestos de empleo. Las familias también necesitan cuentas de desempleo estatales, posiblemente cuentas de retención estatales y registros de impuestos locales, dependiendo de dónde se realice el trabajo y dónde viva el empleado.

HomeWork Solutions configura todas las cuentas de impuestos sobre la nómina federales, estatales y locales requeridas para que las familias puedan tener la confianza de que todo se establece correctamente desde el principio.

No estoy seguro si usted es considerado oficialmente un empleador doméstico.

Comience con nuestro artículo del Centro de conocimiento:

¿Es usted un empleador doméstico?

No tienes que descifrar esto tú solo.

La mayoría de las familias nunca esperaron convertirse en empleadores domésticos, y muy pocas conocen todas las reglas desde el principio. Eso es normal.

Nuestro trabajo es simplificar el proceso, responder tus preguntas y ayudarte a sentirte seguro para seguir adelante.

“¡Me encanta trabajar con el equipo de HWS! Son receptivos, rápidos y precisos. Y quizás lo más importante es que siempre tienen tiempo para revisar las cosas cuando no entiendo. ¡Los recomiendo ampliamente!”

— A. Marcus

Te diremos exactamente lo que necesitas en 10 minutos

Ya sea que esté contratando a una niñera, configurando la nómina de cuidadores o intentando corregir una situación salarial existente, HomeWork Solutions está aquí para ayudar.

Agenda una consulta gratuita y nuestro equipo te guiará sobre lo que aplica a tu hogar, los pasos que debes seguir y cómo podemos ayudarte a simplificar el proceso.

Cómo podemos ayudarte:

Configuración de la cuenta de impuestos
Configuración de nómina doméstica
Nómina para niñeras y cuidadores
Configuración de EIN y cuenta de empleador
Soporte para la incorporación de empleados
Declaraciones de impuestos de nómina y W-2
Guía de cumplimiento
Soporte continuo de nómina
Y mucho más