Contratar una niñera
Acabas de contratar a una niñera. Esto es lo que sigue.
Dar la bienvenida a alguien a tu casa para cuidar a tu hijo es un gran momento y también te convierte en empleador doméstico. Esto conlleva responsabilidades de nómina e impuestos que quizás no esperabas, pero has llegado al lugar correcto. Hemos estado ayudando a familias a navegar exactamente esto durante más de 30 años.
Esta es una de las contrataciones más importantes que harás en tu vida.
Cuando contratas a una niñera, te conviertes en un empleador doméstico, lo que significa que existen requisitos fiscales federales, estatales y, a veces, incluso locales que pueden comenzar con el primer cheque de pago.
¿La buena noticia? No se espera que sepas cómo funciona todo esto. La mayoría de las familias no lo saben. Ahí es donde entramos nosotros.
- Muchas familias se enteran por primera vez de las obligaciones de nómina e impuestos del hogar a través de su niñera, su agencia, cuando una niñera solicita un W-2, o un contador hace preguntas en la época de impuestos.
- Si eso es lo que te trajo hasta aquí, ya estás adelante de muchas familias que lo descubren meses o años después.
- Podemos ayudarte desde el primer día, o desde donde sea que estés empezando, incluso si ya has estado pagando por un tiempo.
¿No estás seguro si esto aplica a ti?
Lo que realmente implica la nómina de niñeras.
Una vez que cruzas el umbral del IRS, la obligación se aplica retroactivamente desde el primer dólar pagado. Esto es lo que significa en términos sencillos.
Esto no es opcional. Si le paga a un empleado doméstico más del umbral FICA del IRS, o supera los umbrales FUTA o SUTA, en un año calendario, la ley le exige que cumpla. El IRS estima que se necesitan aproximadamente 62 horas al año para administrar esto correctamente por su cuenta. Nosotros nos encargamos de todo.
Qué ofrece HomeWork Solutions para familias con niñera.
Nos encargamos de todo lo relacionado con nómina y cumplimiento. Así es como se ve en nuestros tres niveles de servicio.
¿No estás seguro de qué plan es el adecuado para tu situación? Una consulta gratuita de 10 minutos te ayudará a entender exactamente lo que necesitas.
¿Está alojando a una au pair?
Las obligaciones fiscales de un au pair difieren de las de una niñera. Esto es lo que las familias anfitrionas deben saber.
Las au pairs en los Estados Unidos llegan con una visa J-1 de intercambio cultural. Este estatus migratorio afecta su clasificación fiscal de maneras que difieren significativamente de un acuerdo estándar de niñera.
Diferencias clave para familias anfitrionas de au pair:
- Las au pairs con visa J-1 generalmente están exentas de los impuestos FICA (Seguridad Social y Medicare) durante el período de su programa de intercambio.
- Sin embargo, su estipendio semanal todavía está sujeto al impuesto federal sobre la renta. Las familias anfitrionas deben retener el impuesto federal sobre la renta a menos que el au pair califique para una exención de tratado fiscal.
- Si un au pair se convierte en residente extranjero durante su estancia, pueden aplicarse las obligaciones de FICA. Esto cambia anualmente y debe revisarse cada año calendario.
- Las familias anfitrionas, en general, no están obligadas a pagar el FUTA por los au pairs J-1, pero esto puede cambiar según el estatus de residencia.
- Las au pairs deben recibir un formulario W-2 si se ha retenido algún impuesto federal sobre la renta, o si los salarios exceden el umbral de presentación.
La vía de cumplimiento para familias anfitrionas de au pair es verdaderamente compleja y frecuentemente incomprendida. Una conversación con nuestro equipo le dirá sus opciones.
Preguntas frecuentes
¿No puedo encargarme de esto yo mismo?
Algunas familias administran la nómina por sí mismas. Pero el empleo doméstico conlleva declaraciones de impuestos continuas, cálculos de nómina y requisitos de informes de fin de año que pueden volverse rápidamente tediosos y confusos.
Entre las obligaciones federales y estatales, los cambios en las reglas fiscales y las fechas límite de presentación, es fácil que pequeños errores se conviertan en problemas mayores más adelante.
Nuestro papel es hacer que el proceso sea sencillo, preciso y libre de estrés, para que puedas pasar menos tiempo preocupándote por la nómina y más tiempo con tu familia.
¿Esto es realmente requerido por ley?
Sí. Una vez que un empleado doméstico recibe un pago por encima de ciertos umbrales salariales federales o estatales, los empleadores domésticos pueden estar obligados a retener e informar impuestos sobre la nómina, pagar impuestos de desempleo y cumplir con los requisitos laborales estatales y locales.
Es importante destacar que, una vez superados esos umbrales, los requisitos generalmente se aplican retroactivamente a los salarios pagados desde el primer dólar ganado, no solo a la cantidad que excede el umbral.
Estas reglas se aplican tanto si tu niñera trabaja a tiempo completo como a tiempo parcial, y si se le paga mediante cheque, depósito directo o en efectivo. Dependiendo de dónde vivas, los requisitos pueden incluir impuestos federales, seguro de desempleo estatal, programas de licencias pagadas o impuestos locales sobre la nómina.
Debido a que las reglas varían según la jurisdicción y pueden cambiar de un año a otro, muchas familias no están seguras de lo que les aplica, y eso es completamente normal. Ayudamos a las familias a comprender sus obligaciones, mantenerse al día y evitar sorpresas en el futuro.
¿Mi niñera tiene que estar en la nómina, o puedo pagarle como contratista independiente (1099)?
Casi sin excepción, la respuesta es no. Si usted controla las horas, las tareas y la forma en que se realiza el trabajo, el IRS clasifica a su niñera como empleada doméstica, no como contratista independiente. La clasificación errónea es uno de los errores más comunes y costosos que cometen los empleadores domésticos. Nuestro equipo puede guiarle a través de las leyes de clasificación de trabajadores y todas sus obligaciones como empleador en aproximadamente 10 minutos.
Parece caro. ¿Realmente vale la pena?
Piensa en la alternativa. Una sola notificación del IRS, un trámite de desempleo estatal que se haya pasado por alto o una disputa salarial pueden costarte miles. Nuestro servicio cuesta desde $59 al mes. Ese es el costo de protegerte, tratar a tu empleado de manera justa y no tener que preocuparte nunca por si lo hiciste bien. La mayoría de las familias nos dicen que es una de las decisiones más fáciles que han tomado. Además, es lo que exige la ley.
¿Y si ya le he estado pagando a mi niñera por meses sin haber hecho nada de esto?
No estás solo, y no te has quedado sin opciones. Una parte importante de nuestros nuevos clientes llega a nosotros justo en esta situación, a menudo después de que un contador público certificado (CPA) lo señala en la época de impuestos o una niñera pregunta sobre sus impuestos. Podemos ir hacia atrás: reconstruir registros de nómina, presentar declaraciones atrasadas y ponerte en total cumplimiento independientemente de tu punto de partida. Sin juicios.
Familias de todo el país confían en HomeWork Solutions.
“Nos refirió nuestro contador y no podríamos estar más contentos con el servicio. La comunicación ha sido excepcional. Fueron profesionales, pacientes y serviciales durante mis muchas solicitudes de orientación. Saber que nuestros cuidadores recibirán su pago a tiempo y que los impuestos y otros trámites se están procesando correctamente es un gran alivio.”
— KFR, Cliente desde 2025
¿Listo para empezar de la mejor manera?
Una llamada gratuita de 10 minutos con un especialista en empleo doméstico te dirá exactamente lo que necesitas, cuánto cuesta y cómo procederemos a partir de aquí.
Sin árboles telefónicos. Sin menús. Solo alguien que conoce la nómina de niñeras y puede responder tus preguntas directamente. La mayoría de las familias se sorprenden de cuánto tiempo se necesita para configurar.