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El cumplimiento de los impuestos sobre la nómina de su nuevo empleado no tiene por qué ser aterrador, consumir mucho tiempo ni ser costoso. HomeWork Solutions es una empresa de servicios de “nómina para el hogar” reconocida a nivel nacional, que ofrece a los empleadores domésticos en todo el país soluciones confiables y que ahorran tiempo en nómina e impuestos sobre la nómina.
LA CLASIFICACIÓN DE LOS
Te conviertes en empleador doméstico cuando contratas a una persona para que realice tareas y brinde servicios bajo tu dirección en tu hogar privado. Por lo general, estos trabajadores son tus empleados, no contratistas independientes. La falta de clasificación adecuada del trabajador y de presentación de las declaraciones y pagos de impuestos correspondientes se considera fraude fiscal por parte del IRS.
RESPONSABILIDADES DE IMPUESTOS SOBRE LA NÓMINA
Usted es responsable del pago de los impuestos federales sobre el trabajo cuando paga a trabajadores domésticos una cantidad mínima de $1,000 en un trimestre calendario, o cuando paga a cualquier empleado mayor de 18 años una cantidad de $3,000 en un año calendario.
Usted tiene responsabilidades tanto federales como estatales de presentación de impuestos. Los impuestos federales sobre el empleo se concilian con la declaración anual de impuestos sobre la renta federal del empleador doméstico. Su estado puede requerir declaraciones trimestrales de impuestos de desempleo, así como informes y remesas de los impuestos estatales sobre la renta retenidos, si corresponde. Los salarios de los empleados se informan a la Administración del Seguro Social. Su empleado tiene derecho a un formulario W-2 en enero.
Impuestos del Seguro Social y Medicare
El empleador doméstico es responsable del pago de todos los impuestos de Seguridad Social y Medicare al IRS. Usted puede elegir deducir los impuestos de su empleado de su sueldo o financiar estos impuestos usted mismo.
Impuestos de desempleo
Realizará contribuciones al IRS y a DC para financiar programas de desempleo y reentrenamiento laboral.
Impuestos sobre la renta
Los impuestos federales y estatales sobre la renta son en última instancia responsabilidad del empleado doméstico; sin embargo, la mejor práctica es deducir estos impuestos del salario de su empleado a tiempo completo para ayudarle a evitar deber grandes sumas al presentar sus declaraciones de impuestos anuales.
OTRAS RESPONSABILIDADES LEGALES
Verificación de elegibilidad para trabajar
Todos los empleadores de EE. UU. deben verificar la elegibilidad de empleo de un candidato utilizando el Formulario I-9.
El uso del programa E-Verify del DHS no es obligatorio. Podemos hacerlo por ti por una cuota única de $50. También puedes hacerlo tú mismo de forma gratuita en https://www.e-verify.gov/employers/enrolling-in-e-verify. Debe completarse dentro de los 3 días posteriores a la contratación.
Cumplimiento de la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA)
Mantener registros precisos y contemporáneos que incluyan el seguimiento del tiempo, cálculos de pago bruto y registros detallados de todas las deducciones del cheque de pago del empleado.
No pagues menos del salario mínimo por hora.
Seguro médico
No estás obligado a ofrecer seguro médico a tus empleados, sin embargo, existen ventajas financieras y de retención al contribuir con una parte o la totalidad de la prima del seguro médico de tus empleados. HWS está encantado de discutir esto contigo.
Leyes Laborales del Distrito de Columbia
Salario mínimo
El salario mínimo en Washington, D.C. es actualmente de $17.95 por hora.
DC extiende FLSA salarios mínimos para todos los empleados domésticos, excluyendo a los acompañantes. El pago no podrá ser inferior al mayor entre el salario mínimo estatal o federal. A los empleados menores de 18 años se les podrá pagar el salario mínimo establecido por el gobierno de EE. UU. en lugar del salario mínimo del Distrito de Columbia.
Si programas a un empleado para que trabaje al menos 4 horas al día, entonces debes pagarle por al menos 4 horas de trabajo, incluso si el empleado es enviado a casa temprano.
Pago de horas extras
Todos los trabajadores que no residen en el lugar de trabajo reciben una diferencia de pago por horas extras de 1.5 veces el salario por hora para las horas que excedan las 40 en una semana laboral. No se requiere compensación por horas extras para los empleados que residen en el lugar de trabajo. No se requiere pago de horas extras o pago premium por las horas trabajadas en exceso de 8 por día o los fines de semana o días festivos.
Tiempo libre pagado
Los trabajadores domésticos del Distrito de Columbia con derecho a pago de horas extras acumulan 1 hora de licencia por.
Si no lo especifica en sus políticas de empleo o en el acuerdo de trabajo con su empleado, está obligado a pagar las vacaciones acumuladas al momento de la separación del empleo.
Licencia Familiar Pagada
Los empleadores están obligados a permitir que los empleados tomen licencia familiar pagada por enfermedad. El monto de las vacaciones pagadas depende de la situación específica del empleado:
Hasta 12 semanas para que un empleado se vincule con un nuevo hijo.
Hasta 12 semanas para que un empleado cuide a un familiar con una afección médica grave.
Hasta 12 semanas por la condición médica grave del propio empleado.
Hasta 2 semanas para recibir atención prenatal.
Los beneficios de licencia familiar pagada se financian a través de un pequeño impuesto que pagan los empleadores trim.
Tiempo libre no remunerado
Estás obligado a conceder 24 horas de licencia sin goce de sueldo durante un período de 12 meses a los empleados que son padres para asistir o participar en actividades escolares de sus hijos. El empleado debe notificar la necesidad de licencia con al menos 10 días de anticipación, o tan pronto como sea posible.
En el Distrito de Columbia, usted debe permitir que los empleados tomen un día libre, sin goce de sueldo, el 16 de abril, Día de la Emancipación del Distrito de Columbia, a menos que hacerlo interrumpa las operaciones y dificulte particularmente la producción o la prestación de servicios. Un empleado debe notificarle su deseo de ausentarse el 16 de abril con al menos 10 días de antelación a esa fecha.
Reembolso por kilometraje
El gobierno federal establece y actualiza cada año una tarifa máxima para el reembolso de millas no sujetas a impuestos. La tarifa actual es de $0.725 por milla.
Frecuencia de nómina
DC te permite pagarle a tu trabajador(a) doméstico(a) diariamente, semanalmente, quincenalmente o dos veces al mes, pero no permite ciclos de pago mensuales. El pago al momento de la separación se vence en la próxima fecha de pago programada o dentro de los 7 días, lo que ocurra primero.
Transparencia Salarial y Historial de Salarios
Los empleadores domésticos del D.C. deben incluir un rango salarial en las ofertas de empleo y divulgar cualquier beneficio de atención médica ofrecido. También se les prohíbe solicitar o utilizar el historial salarial de un candidato al tomar decisiones de contratación. Esto incluye preguntar directamente, usarlo para filtrar a los candidatos o contactar a exempleadores para obtenerlo. El historial salarial incluye todas las formas de compensación pasada, tanto monetarias como no monetarias.
Documentación de nómina
La ley del Distrito de Columbia exige que todos los empleados reciban un aviso escrito de la tarifa de pago al momento de la contratación y cada vez que la tarifa por hora cambie.
Cada aviso debe incluir las tarifas de pago (esto incluye la tarifa de horas extra si corresponde), la frecuencia de pago y el día de pago regular para el empleado. También debe proporcionar su nombre, dirección y número de teléfono.
Puedes encontrar un aviso de pago de muestra Aquí.
Pago final
Los empleados domésticos que renuncien, sean despedidos o dejen su empleo deben recibir su pago final al siguiente día hábil después de que termine su relación laboral.
Requisitos de Contrato de Trabajo
Protecciones para Trabajadores Domésticos en el Distrito de Columbia
Washington D.C. exige contratos de trabajo por escrito para los empleados domésticos, de conformidad con la Ley de Enmienda de los Derechos Laborales de los Trabajadores Domésticos. Los contratos deben especificar las funciones del puesto, la tarifa salarial, el horario de trabajo, los tiempos de descanso y cualquier licencia remunerada o no remunerada. También deben detallar la forma y la frecuencia de pago, los beneficios como los subsidios de salud o de transporte, y si el trabajador debe utilizar su propio vehículo. En el caso del personal que vive en el domicilio, los contratos deben incluir detalles sobre el alojamiento y el tiempo libre. La ley también extiende los derechos humanos y las protecciones de seguridad laboral a los trabajadores domésticos. Se puede encontrar un modelo gratuito de contrato de trabajo en Aquí.
Seguro de Compensación para Trabajadores
El Distrito de Columbia (DC) requiere que todos los empleadores domésticos obtengan un Seguro de Compensación para Trabajadores para cada empleado que trabaje 240 horas o más por trimestre. HWS SIEMPRE recomienda obtener una póliza de seguro de compensación para trabajadores por la protección que brinda en caso de una lesión relacionada con el trabajo sufrida por su empleado. Por lo general, se puede obtener una póliza de manera fácil y económica contactando a su proveedor de seguro de propietario o inquilino. HWS puede ayudarle a obtener este seguro a través de nuestro socio asegurador (solo llámenos).
Seguro de desempleo estatal
En el caso de Washington D.C., se pagan 2,71 TP3T en impuestos sobre los primeros $9,000 del salario pagado a cada empleado. Si ha tenido empleados anteriormente, es posible que se le aplique una tasa diferente.
Frecuencia de presentación de impuestos
En el Distrito de Columbia, tienes la opción de presentar información salarial y pagar contribuciones de forma trimestral o anual. Sin embargo, independientemente de si presentas información anualmente o trimestralmente, se te exige registrar los niveles de empleo y los salarios pagados a cada empleado mensualmente durante cada trimestre. HWS recomienda la presentación trimestral.
HWS TE AYUDARÁ A HACER LO CORRECTO
HWS sabe que la mayoría de las familias quieren pagar legalmente a sus empleados domésticos y asegurarse de que el empleado reciba las protecciones de compensación laboral y seguro de desempleo. Usted también quiere establecer una relación basada en principios con su empleado que cuida e interactúa con miembros de la familia valiosos. Comenzar la relación con el pie derecho, incluido el cumplimiento de las formalidades legales y fiscales, ayuda a establecer el tono para la relación.