Ya sea que tu niñera trabaje a tiempo completo, a tiempo parcial o viva con tu familia, es probable que, a los ojos de los gobiernos federal y estatal, sea una empleada de tu hogar. Eso significa que tú, como empleador de la niñera, debes asegurarte de cumplir con los requisitos fiscales estatales, federales y locales, tanto al contratar a una persona para que trabaje para tu familia como cada vez que le realices un pago. Lo mismo aplica para cualquier persona que trabaje en tu hogar, como un limpiador, jardinero o cocinero. Ya sea que emplees a una sola persona en tu hogar o a varias, esto es lo que necesitas saber para cumplir con los requisitos de nómina y pago de impuestos de tu niñera.
¿Tu niñera es empleada?
Antes de hacer cualquier otra cosa, confirma si la persona que has contratado o estás a punto de contratar para cuidar a tus hijos será realmente tu empleada.
La persona típicamente no es tu empleada si:
- Encontraste a tu niñera a través de una agencia y le pagas a la agencia, no a la niñera, directamente.
- Llevas a tus hijos a casa de otra persona o a una guardería.
- Contrataste a una empresa de jardinería o limpieza, y le pagas a la empresa, no a una persona.
- La persona establece su propio horario y hace el trabajo en sus propios términos, en lugar de tu horario o términos.
Requisitos y formularios de impuestos para nómina de niñeras al contratar una niñera
Es posible que no te sientas como un empleador “oficial”, pero si le estás pagando a alguien para que cuide a tus hijos, lo más probable es que seas un empleador a ojos del gobierno. Aquí te explicamos lo que necesitas hacer para empezar y asegurarte de que estás cumpliendo la ley.
1. Obtener un número de identificación fiscal
Si nunca has contratado a alguien para trabajar en tu casa antes, necesitarás obtener un número de identificación de empleador (EIN) del IRS. Para obtener tu EIN, completarás Formulario SS-4. Un EIN es similar a un Número de Seguro Social, pero se utiliza para empleadores. Si usted es una persona que contrata a una niñera, no puede usar su Número de Seguro Social. Necesita obtener un EIN aparte. Si trabaja con HomeWork Solutions, nosotros lo obtendremos por usted.
2. Obtén un número de cuenta de seguro de desempleo
Además de pagar el impuesto federal de desempleo, por lo general necesitas pagar el impuesto estatal de desempleo. Si ese es el caso, también necesitarás solicitar un número de cuenta de seguro de desempleo directamente de tu estado. Los requisitos para establecer el desempleo varían de un estado a otro. Si trabajas con HomeWork Solutions, nos comunicaremos con el gobierno de tu estado para ti. ponerlo en marcha.
3. Complete el Formulario I-9
Tu nueva niñera deberá completar un formulario I-9 o de Verificación de Elegibilidad de Empleo. El I-9 confirma que una persona es legalmente elegible para trabajar en los EE. UU. y verifica su identidad. Cuando un posible empleado completa un I-9, también debe presentar(los) formulario(s) de identificación aprobado(s), como un pasaporte. Depende del empleador examinar los documentos proporcionados por un empleado para confirmar si parecen legítimos o no.
4. Complete el Formulario W-4
Si planeas retener impuestos federales sobre la renta del pago de tu empleado, este necesita completar un Formulario W-4, que te ayuda a determinar cuánto impuesto federal sobre la renta retener de cada cheque de pago.
5. Presentar un Reporte de Nuevo Empleado
Es necesario que informes sobre todos los nuevos empleados dentro de un plazo determinado después de la fecha de contratación. Los informes de nuevos empleados permiten a cada estado verificar sus registros para ver si el individuo recientemente contratado es responsable de la manutención de los hijos. La información requerida en el informe de nuevos empleados puede variar de un estado a otro, por lo que es una buena idea consultar con la agencia de nuevos empleados de tu estado antes de contratar a una niñera. HomeWork Solutions hace esto automáticamente para los nuevos empleados de todos los clientes.
¿Qué impuestos para niñeras debes pagar?
En su mayor parte, deberá retener y pagar “impuestos de niñera” cuando pague a su niñera. Los impuestos de niñera incluyen:
- Impuesto del Seguro Social: 6,2% de los ingresos a cargo del empleado, 6,2% de los ingresos a cargo del empleador
- Impuesto de Medicare: 1,45% de los ingresos a cargo del empleado, 1,45% de los ingresos a cargo del empleador
- Impuestos federales por desempleo: Por lo general, $42 por empleado, a cargo del empleador
- Impuestos estatales sobre el desempleo: varían según el estado; se calcula un monto aproximado de $350 por empleado
Existen algunas excepciones a las reglas fiscales:
- Si le pagas a tu niñera menos de $3,000 en 2025, no tendrás que pagar impuestos del Seguro Social ni de Medicare sobre sus ganancias.
- Solo necesitas pagar el impuesto federal y estatal de desempleo si le pagas a tu empleado más de $1,000 durante cualquier trimestre del año, con algunos umbrales estatales más bajos.
- Si tu cónyuge cuida a los niños o uno de tus hijos menores de 21 años cuida a sus hermanos, no necesitas pagar el impuesto de niñera.
Impuestos sobre la renta federales, estatales y locales
No tienes que retener el impuesto sobre la renta de los cheques de pago de tu niñera y otros empleados domésticos. Pero algunos empleados podrían preferir que lo hagas, ya que les simplifica las cosas. Los montos de los impuestos sobre la renta varían según tu ubicación, las ganancias de tu empleado y la información que proporciona en su Formulario W-4.
Cálculo de Impuestos
Necesitas saber cuánto le pagas a tu niñera para determinar la cantidad adecuada de impuestos a pagar y a retener.
- Si tu niñera recibe $1,500 cada dos semanas, deberías retener 7.65% de esos $1,500 ($114.75) para el Seguro Social y Medicare.
- Además, tendrías que pagar $114.75 adicionales de tu propio bolsillo.
- Tendrías que pagar ~$50 en concepto de impuestos federales y estatales sobre el desempleo.
- Si estás reteniendo impuestos federales sobre la renta, deberás determinar la cantidad correcta a retener basándote en la categoría impositiva de tu niñera y la información específica que haya reportado en el Formulario W-4.
Responsabilidades de declaración de impuestos para nómina de niñeras: trimestrales y anuales
El IRS prefiere recibir pagos varias veces al año en lugar de una suma global cuando presenta sus impuestos. Pagar impuestos trimestralmente también reduce la carga para usted, ya que ayuda a garantizar que ha reservado lo suficiente para pagar su parte de los impuestos FICA y los impuestos de desempleo, y que ha retenido lo suficiente de los cheques de pago de su niñera.
Declaraciones trimestrales y pagos de impuestos
La mayoría de los empleadores domésticos, para evitar multas por pago insuficiente, presentan Formulario 1040ES al IRS de forma trimestral.
La mayoría de los estados también exigen pagos trimestrales de impuestos sobre el desempleo y la renta retenida, pero algunos esperan ser pagados mensualmente.
Requisitos de presentación anual
El fin de año trae consigo una serie de formularios nuevos para completar y distribuir. Como empleador doméstico, deberá presentar los siguientes:
- Formulario W-2: Debes entregarle a cada empleado una copia del Formulario W-2 antes del 31 de enero del año anterior. Una copia del Formulario W-2 también se envía al IRS.
- Formulario W-3: Envías el Formulario W-3 a la Administración del Seguro Social junto con copias del Formulario W-2. Utilizas el Formulario W-3 para reportar el número total de W-2 que presentaste, así como el monto total de los pagos realizados por impuestos sobre la renta, impuestos del Seguro Social y impuestos de Medicare y los salarios totales que pagaste.
- Programa H: Si tienes empleados del hogar, necesitarás completar y presentar el Anexo H al declarar tus impuestos para el año. Debes completar y enviar Horario H incluso si no planeas presentar el Formulario 1040. Si presentas una declaración de impuestos, usarás el Anexo H para calcular cuánto impuesto pagaste e informar la cantidad de impuesto que pagaste por tus empleados en el Formulario 1040.
- Los formularios de conciliación del impuesto estatal retenido suelen vencer en enero.
Lista de verificación mes a mes para los requisitos de impuestos sobre la nómina de niñeras
Mantenerse al día con sus obligaciones fiscales de niñera durante todo el año le ayudará a evitar una cuantiosa factura de impuestos o dolores de cabeza en la época de impuestos.
Enero
- Envíeles el formulario W-2 a los empleados.
- Enviar Formulario 1040-ES, declaración de impuestos federal trimestral del empleador, por 15 de enero para el cuarto trimestre del año anterior.
- Presente el Formulario W-3 y todos los Formularios W-2 a la Administración del Seguro Social antes del 31 de enero.
- Presentar la declaración de impuestos de desempleo estatal correspondiente al cuarto trimestre del año anterior.
- Presente el formulario de conciliación de impuestos estatales retenidos a su estado si retiene impuestos estatales sobre la renta.
- Paga a tus empleados del hogar según lo acordado, reteniendo los impuestos correspondientes.
- Separa tu parte de los impuestos FICA y de desempleo.
Febrero
- Paga a tus empleados del hogar según lo acordado, reteniendo los impuestos correspondientes.
- Separa tu parte de los impuestos FICA y de desempleo.
Marzo
- Paga a tus empleados del hogar según lo acordado, reteniendo los impuestos correspondientes.
- Separa tu parte de los impuestos FICA y de desempleo.
Abril
- Paga a tus empleados del hogar según lo acordado, reteniendo los impuestos correspondientes.
- Separa tu parte de los impuestos FICA y de desempleo.
- Presente el formulario de impuestos del IRS 1040 con el Anexo H y la mayoría de las declaraciones de impuestos personales estatales a más tardar el 15 de abril.
- Archivo Formulario 1040-ES para remitir impuestos federales sobre el empleo por el primer trimestre.
- Paga el impuesto estatal sobre la renta según lo requerido.
- Los impuestos estatales de desempleo para el trimestre anterior deberán pagarse entre el 15 y el 30, dependiendo de su estado.
Mayo
- Paga a tus empleados del hogar según lo acordado, reteniendo los impuestos correspondientes.
- Separa tu parte de los impuestos FICA y de desempleo.
Junio
- Paga a tus empleados del hogar según lo acordado, reteniendo los impuestos correspondientes.
- Separa tu parte de los impuestos FICA y de desempleo.
Julio
- Paga a tus empleados del hogar según lo acordado, reteniendo los impuestos correspondientes.
- Separa tu parte de los impuestos FICA y de desempleo.
- Archivar impuestos del IRS Formulario 1040-ES para remitir impuestos federales de empleo del segundo trimestre.
- Paga el impuesto estatal sobre la renta según lo requerido.
- Los impuestos estatales de desempleo del trimestre anterior vencerán entre el 15 y el 31, dependiendo de tu estado.
Agosto
- Paga a tus empleados del hogar según lo acordado, reteniendo los impuestos correspondientes.
- Separa tu parte de los impuestos FICA y de desempleo.
Septiembre
- Paga a tus empleados del hogar según lo acordado, reteniendo los impuestos correspondientes.
- Separa tu parte de los impuestos FICA y de desempleo.
Octubre
- Paga a tus empleados del hogar según lo acordado, reteniendo los impuestos correspondientes.
- Separa tu parte de los impuestos FICA y de desempleo.
- Archivar impuestos del IRS Formulario 1040-ES remitir impuestos federales de empleo para el 3er Trimestre.
- Paga el impuesto estatal sobre la renta según lo requerido.
- Los impuestos estatales de desempleo del trimestre anterior vencerán entre el 15 y el 31, dependiendo de tu estado.
Noviembre
- Paga a tus empleados del hogar según lo acordado, reteniendo los impuestos correspondientes.
- Separa tu parte de los impuestos FICA y de desempleo.
Diciembre
- Paga a tus empleados del hogar según lo acordado, reteniendo los impuestos correspondientes.
- Separa tu parte de los impuestos FICA y de desempleo.
- Revisa el desempeño de tus empleados y discutan los cambios de sueldo y beneficios para el próximo año.
Deje que HomeWork Solutions administre los requisitos de impuestos de nómina de su niñera
Calcular cuánto impuesto retener del pago de tu niñera y otros empleados domésticos no es algo que debas hacer por tu cuenta. HomeWork Solutions ofrece nómina esencial y completa plans to help simplify the payroll and tax payment process. We’ll calculate how much tax to withhold from your employees and will handle preparing tax returns and making tax payments. If you choose our complete payroll plan, we will even handle paying your employees for you. Most importantly, HomeWork Solutions is on your team, and will anticipate your needs and help you find a solution to any issues that pop up.To learn more about how to simplify your household payroll and how to make sure you’re complying with local, state and federal tax requirements, contact us today.
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