Cada primavera recibimos consultas de niñeras a las que sus empleadores no les han entregado un W-2. Esto ocurre casi siempre cuando la niñera ya no trabaja para la familia. A continuación, se incluyen algunos consejos y pasos a seguir.
- El Formulario W-2 vence el 31 de enero. El IRS pide específicamente que se dé al empleador hasta el 15 de febrero antes de reportarlo como extraviado. La fecha del 31 de enero es la fecha límite para enviarlo por correo.
- Es 15 de febrero y todavía no tienes un W-2. El primer paso es llamar al empleador. A menudo, la niñera se ha mudado y el empleador no tiene una dirección postal válida. Permita dos semanas adicionales si necesitaba actualizar su dirección para que el empleador obtenga/genere un reemplazo.
- El empleador no tiene la intención de darle un W-2 o tiene la intención de proporcionarle un 1099. El siguiente paso es recordarle al empleador que, como niñera, usted tiene derecho a un Formulario W-2. El empleador es responsable de remitir los impuestos del Seguro Social y Medicare, así como de pagar el seguro de desempleo. El empleador NO es responsable de los impuestos sobre la renta de la niñera, a menos que se haya acordado en el contrato de trabajo escrito (lo cual es bastante raro). Publicación 926 del IRS es un punto de referencia para reforzar esto.
- Soporte telefónico del IRS. El IRS alienta a los empleados en esta situación a llamar al 1-800-829-1040 para recibir orientación. En nuestra experiencia, le dirán la misma información que se contiene aquí, ¡y tendrá que esperar MUCHO tiempo en espera para obtenerla!
- El empleador todavía se niega a proporcionar el Formulario W-2. Por favor, vea los dos escenarios a continuación.
No se recibió el W-2 de la niñera. La niñera NO ha recibido NINGUNA forma de impuestos de su empleador.
La niñera sigue siendo responsable de declarar sus salarios como niñera y presentar una declaración de impuestos sobre la renta, incluso si no recibió un formulario W-2. Esto se logra al completar Formulario 4852: Sustituto del Formulario W-2.
¡Consejo! Asegúrate bien de que el 7(A)(a) sea la suma del salario bruto más los montos correspondientes a los impuestos del Seguro Social y de Medicare que debe pagar el empleador. Por ejemplo: A una niñera se le paga $2000 al mes durante 8 meses. El rubro 7(a) es $17224.00 ($16000 + $1224). Las cotizaciones al Seguro Social y a Medicare equivalen al 7,65% del salario bruto. Los campos 7(b) y 7(c) son $16000.
Las niñeras que usen el Formulario 4852 deberán proporcionar el nombre de la familia (tanto John como Mary Smith), su dirección y número de teléfono (el teléfono no es obligatorio, pero es muy útil). Si la niñera ha recibido un Formulario W-2 de esta familia en el pasado, la niñera debe reportar el EIN del formulario anterior. Si no, ingrese "Unavailable" o "Unknown".
La respuesta para la línea 9 del Formulario 4852 es que el 7(a) es la suma de los salarios en efectivo y la parte del empleador del Seguro Social y Medicare para empleados. El 7(b) y el 7(c) son solo los salarios en efectivo.
La respuesta para la línea 10 es una breve declaración; algo como “Trabajé como niñera desde la fecha X hasta la fecha Y. Me pagaron a la TASA. Llamé a la familia y solicité el Formulario W-2 y se negaron a proporcionármelo”, o una narrativa *breve* similar. Es importante que declare que usted fue niñera o empleada doméstica.
El IRS solicita que espere hasta el 15 de abril para presentar su declaración, con la esperanza de que la familia cambie de opinión y le proporcione la documentación correcta. La niñera no puede presentar electrónicamente cuando usa un Formulario W-2 sustituto. La declaración de impuestos en papel convencional se envía por correo a la dirección correspondiente. Cuando la niñera se ve obligada a usar el Formulario W-2 sustituto, es MUCHO más difícil para el empleador resolver el desorden. La niñera prácticamente ha terminado en ese punto. Le conviene al empleador resolver el problema antes de que llegue tan lejos.
Niñera recibió incorrectamente el Formulario 1099 MISC:
Presumimos que en este punto ya has seguido los pasos descritos anteriormente y tu empleador no cambiará de opinión. Querrás usar Formulario 8919 Impuestos no recaudados del Seguro Social y Medicare sobre salarios. La Línea 1 de este formulario requiere información sobre su empleador que puede obtener directamente del Formulario 1099MISC que le entregaron. Su Código de Motivo es G, y deberá presentar un Formulario SS-8 Determinación del estatus de trabajador (ver muestra) en o antes de la fecha en que presente su declaración de impuestos sobre la renta.
¡IMPORTANTE! Instrucciones de la línea 1 (f): Debe ser la suma de los salarios en efectivo y las contribuciones al Seguro Social y a Medicare del empleado pagadas por el empleador. (SI el salario en efectivo = $10,000, calcúlalo como salario en efectivo más [salario en efectivo * 7.65%], con un salario bruto de $10,765.00). Repite esto en la línea 6. ¡DETENTE AHÍ! Tacha con trazo grueso las líneas 9 a 13 y escribe “VER DECLARACIÓN ADJUNTA”.
Escribe un ADJUNTO AL FORMULARIO 8919 DEL IRS eso explica que estuviste empleado a tiempo completo desde la fecha hasta la fecha por Nombre del empleador como niñera de sus hijos #, Nombre del niño, Nombre del niño y Nombre del niño. Trabajaste en su domicilio particular. Recibiste un salario en efectivo de $$$, neto de impuestos del Seguro Social (el salario EN EFECTIVO de tu cálculo anterior). Al final del año, el empleador no te proporcionó un Formulario W-2 como lo exige el Código de Rentas Internas (consulta la Publicación 926). Según las instrucciones del IRS, tus empleadores son responsables del pago de tus impuestos del Seguro Social y de Medicare, y tú eres responsable del pago de tus impuestos sobre la renta, lo cual realizas mediante el Formulario 1040.
Si no proporciona esta explicación por escrito, usted podría ser considerado (inicialmente) responsable por el IRS por la mitad de los impuestos del Seguro Social y Medicare. ¡Se convertirá en un conocido del IRS mientras lucha por corregir esto! Es importante que siempre declare que usted era un niñera o empleada doméstica que trabaja en la casa particular de la familia.
Debes usar el monto de la línea 1(f) al declarar tus ingresos. Esto se debe a que debes una pequeña cantidad de impuestos sobre la renta sobre los impuestos del Seguro Social y Medicare que fueron la parte del empleado (tú) pagada en tu nombre por el empleador (familia).
Cuando un ex niñero o empleado doméstico presenta el Formulario 4852 o el Formulario 8919, el empleador será cuestionado por el IRS y el IRS asumirá la responsabilidad de la recaudación de los impuestos sobre el empleo. El niñero siempre sigue siendo responsable de sus impuestos sobre la renta, federales y estatales si corresponden.
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