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El cumplimiento de los impuestos sobre la nómina de su nuevo empleado no tiene por qué ser aterrador, consumir mucho tiempo ni ser costoso. HomeWork Solutions es una empresa de servicios de “nómina para el hogar” reconocida a nivel nacional, que ofrece a los empleadores domésticos en todo el país soluciones confiables y que ahorran tiempo en nómina e impuestos sobre la nómina.
LA CLASIFICACIÓN DE LOS
Te conviertes en empleador doméstico cuando contratas a una persona para que realice tareas y brinde servicios bajo tu dirección en tu hogar privado. Por lo general, estos trabajadores son tus empleados, no contratistas independientes. La falta de clasificación adecuada del trabajador y de presentación de las declaraciones y pagos de impuestos correspondientes se considera fraude fiscal por parte del IRS.
RESPONSABILIDADES DE IMPUESTOS SOBRE LA NÓMINA
Usted es responsable del pago de los impuestos federales sobre el trabajo cuando paga a trabajadores domésticos una cantidad mínima de $1,000 en un trimestre calendario, o cuando paga a cualquier empleado mayor de 18 años una cantidad de $3,000 en un año calendario.
Usted tiene responsabilidades tanto federales como estatales de presentación de impuestos. Los impuestos federales sobre el empleo se concilian con la declaración anual de impuestos sobre la renta federal del empleador doméstico. Su estado puede requerir declaraciones trimestrales de impuestos de desempleo, así como informes y remesas de los impuestos estatales sobre la renta retenidos, si corresponde. Los salarios de los empleados se informan a la Administración del Seguro Social. Su empleado tiene derecho a un formulario W-2 en enero.
Impuestos del Seguro Social y Medicare
El empleador doméstico es responsable del pago de todos los impuestos de Seguridad Social y Medicare al IRS. Usted puede elegir deducir los impuestos de su empleado de su sueldo o financiar estos impuestos usted mismo.
Impuestos de desempleo
Realizarás contribuciones al IRS y a Ohio para financiar programas de desempleo y readiestramiento laboral.
Impuestos sobre la renta
Los impuestos federales y estatales sobre la renta son en última instancia responsabilidad del empleado doméstico; sin embargo, la mejor práctica es deducir estos impuestos del salario de su empleado a tiempo completo para ayudarle a evitar deber grandes sumas al presentar sus declaraciones de impuestos anuales.
OTRAS RESPONSABILIDADES LEGALES
Verificación de elegibilidad para trabajar
Todos los empleadores de EE. UU. deben verificar la elegibilidad de empleo de un candidato utilizando el Formulario I-9.
Cumplimiento de la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA)
Mantener registros precisos y contemporáneos que incluyan el seguimiento del tiempo, cálculos de pago bruto y registros detallados de todas las deducciones del cheque de pago del empleado.
No pagues menos del salario mínimo por hora.
Seguro médico
No estás obligado a ofrecer seguro médico a tus empleados, sin embargo, existen ventajas financieras y de retención al contribuir con una parte o la totalidad de la prima del seguro médico de tus empleados. HWS está encantado de discutir esto contigo.
Leyes Laborales de Ohio
Salario mínimo
Ohio se remite a FLSA, que exige que todos los empleados domésticos, excluyendo a los acompañantes, reciban un pago no inferior al mayor entre el salario mínimo estatal o federal.
El salario mínimo en Ohio es de $11.00, pero están exentos quienes emplean únicamente a cuidadores en un hogar particular. Por lo tanto, el salario mínimo efectivo es de $7.25 por hora para los empleadores domésticos.
Pago de horas extras
A todos los trabajadores que no residen en la propiedad se les pagará un diferencial de horas extras de 1.5 veces el salario por hora para las horas superiores a 40 en una semana de 7 días. A los empleados domésticos que residen en la propiedad, excluyendo nuevamente a los acompañantes, se les deberá pagar su salario por hora por todas las horas trabajadas, sin un diferencial de horas extras. No se requiere pago de horas extras ni pago adicional por las horas trabajadas en exceso de 8 por día o en fines de semana o días festivos.
Tiempo libre pagado
Ohio no exige ningún tiempo libre remunerado para los trabajadores no exentos.
Si no lo especificas en tu contrato de trabajo con tu empleado, estás obligado a pagar las vacaciones acumuladas al momento de la separación del empleo.
Reembolso por kilometraje
El gobierno federal establece y actualiza cada año una tarifa máxima para el reembolso de millas no sujetas a impuestos. La tarifa actual es de $0.725 por milla.
Frecuencia de nómina
Ohio permite que todos los trabajadores domésticos reciban su pago diario, semanal, quincenal o semimensual, pero no permite ciclos de pago mensuales. El pago al momento de la separación se debe realizar en la próxima fecha de pago programada.
Documentación de nómina
Debes elaborar y conservar durante un período de al menos 3 años un registro del nombre, dirección y ocupación de cada uno de los empleados; la tarifa de pago y el monto pagado en cada período de pago a cada empleado; y las horas trabajadas cada día y cada semana laboral por el empleado.
Usted también está sujeto a los requisitos de mantenimiento de registros de FLSA.
Requisitos de Contrato de Trabajo
Ohio no tiene requisitos para contratos de empleo. Sin embargo, se puede encontrar una muestra gratuita de contrato de trabajo Aquí.
Seguro de Compensación para Trabajadores
Ohio exige que los empleadores domésticos obtengan un seguro de indemnización para trabajadores. HWS SIEMPRE recomienda obtener una póliza de seguro de compensación para trabajadores (Workers Compensation Insurance) por la protección que brinda en caso de una lesión relacionada con el trabajo sufrida por su empleado. Puede solicitar cobertura a través de la fondo estatal o contactando a la Oficina de Compensación para Trabajadores de Ohio (Ohio Bureau of Workers’ Compensation) al (800) 644-6292.
Seguro de desempleo estatal
El estado de Ohio exige el pago de un nuevo impuesto estatal sobre el seguro de desempleo a cargo del empleador, equivalente al 2,7% sobre los primeros $9,000 de salario pagados a cada empleado. Esto puede variar si ya tienes empleados.
Frecuencia de presentación de impuestos
Ohio requiere declaraciones trimestrales para los impuestos de seguro de desempleo y la retención de impuestos sobre la renta.
HWS TE AYUDARÁ A HACER LO CORRECTO
HWS sabe que la mayoría de las familias quieren pagar legalmente a sus empleados domésticos y asegurarse de que el empleado reciba las protecciones de compensación laboral y seguro de desempleo. Usted también quiere establecer una relación basada en principios con su empleado que cuida e interactúa con miembros de la familia valiosos. Comenzar la relación con el pie derecho, incluido el cumplimiento de las formalidades legales y fiscales, ayuda a establecer el tono para la relación.