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El cumplimiento de los impuestos sobre la nómina de su nuevo empleado no tiene por qué ser aterrador, consumir mucho tiempo ni ser costoso. HomeWork Solutions es una empresa de servicios de “nómina para el hogar” reconocida a nivel nacional, que ofrece a los empleadores domésticos en todo el país soluciones confiables y que ahorran tiempo en nómina e impuestos sobre la nómina.
LA CLASIFICACIÓN DE LOS
Te conviertes en empleador doméstico cuando contratas a una persona para que realice tareas y brinde servicios bajo tu dirección en tu hogar privado. Por lo general, estos trabajadores son tus empleados, no contratistas independientes. La falta de clasificación adecuada del trabajador y de presentación de las declaraciones y pagos de impuestos correspondientes se considera fraude fiscal por parte del IRS.
RESPONSABILIDADES DE IMPUESTOS SOBRE LA NÓMINA
Usted es responsable del pago de los impuestos federales sobre el trabajo cuando paga a trabajadores domésticos una cantidad mínima de $1,000 en un trimestre calendario, o cuando paga a cualquier empleado mayor de 18 años una cantidad de $3,000 en un año calendario.
Usted tiene responsabilidades tanto federales como estatales de presentación de impuestos. Los impuestos federales sobre el empleo se concilian con la declaración anual de impuestos sobre la renta federal del empleador doméstico. Su estado puede requerir declaraciones trimestrales de impuestos de desempleo, así como informes y remesas de los impuestos estatales sobre la renta retenidos, si corresponde. Los salarios de los empleados se informan a la Administración del Seguro Social. Su empleado tiene derecho a un formulario W-2 en enero.
Impuestos del Seguro Social y Medicare
El empleador doméstico es responsable del pago de todos los impuestos de Seguridad Social y Medicare al IRS. Usted puede elegir deducir los impuestos de su empleado de su sueldo o financiar estos impuestos usted mismo.
Impuestos de desempleo
You will make contributions to the IRS and New Jersey to fund unemployment and worker re-training programs.
Impuestos sobre la renta
Los impuestos federales y estatales sobre la renta son en última instancia responsabilidad del empleado doméstico; sin embargo, la mejor práctica es deducir estos impuestos del salario de su empleado a tiempo completo para ayudarle a evitar deber grandes sumas al presentar sus declaraciones de impuestos anuales.
OTRAS RESPONSABILIDADES LEGALES
Verificación de elegibilidad para trabajar
Todos los empleadores de EE. UU. deben verificar la elegibilidad de empleo de un candidato utilizando el Formulario I-9.
Cumplimiento de la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA)
Mantener registros precisos y contemporáneos que incluyan el seguimiento del tiempo, cálculos de pago bruto y registros detallados de todas las deducciones del cheque de pago del empleado.
No pagues menos del salario mínimo por hora.
Seguro médico
No estás obligado a ofrecer seguro médico a tus empleados, sin embargo, existen ventajas financieras y de retención al contribuir con una parte o la totalidad de la prima del seguro médico de tus empleados. HWS está encantado de discutir esto contigo.
NEW JERSEY LABOR LAWS
Salario mínimo
New Jersey defers to the FLSA, which requires that all household employees, including senior caregivers and companions, be paid at no less than the greater of the state or federal minimum wage.
New Jersey minimum wage is $15.23/hr for employers with 5 or fewer employees. Larger employers are subject to a minimum wage of $15.92.
Pago de horas extras
All workers are to be paid an overtime differential of 1.5 times the hourly wage for hours over 40 in a 7 day week. Live-in employees must receive overtime compensation. Overtime or premium pay is not required for hours worked in excess of 8 per day or on weekends or holidays.
Tiempo libre pagado
New Jersey employees will accrue one hour of paid sick leave for every 30 hours worked, up to a maximum of 40 hours in one year. You may choose to give 40 hours upfront, instead of using an accrual system. Additionally, you may prevent employees from using paid sick time until they have worked at least 120 days for you. Accrued sick time does not have to be paid out at termination.
You must give employees this paid sick leave notice at the time of hire. The full provisions of the sick leave law can be found Aquí. There are additional requirements in some parts of New Jersey:
- Jersey City: You must provide a written notice to your employees of their right to paid sick time, accrual rate and amount of paid sick time, terms of use, a statement of right to be free from retaliation for requesting or using paid sick time, and an explanation of the right to file a complaint or bring a civil action for violations of the ordinance by you, the employer. The full ordinance can be found Aquí.
- Morristown: You must provide a written notice to your employees explaining their right to paid sick time, the accrual rate, their right to be free from retaliation, and their right to file a complaint or bring an action in municipal court if paid sick time is being denied by their employer. The full ordinance can be found Aquí.
- Plainfield: You must provide a written notice upon hiring about sick leave. The notice can be found Aquí.
Reembolso por kilometraje
El gobierno federal establece y actualiza cada año una tarifa máxima para el reembolso de millas no sujetas a impuestos. La tarifa actual es de $0.76 por milla.
Frecuencia de nómina
New Jersey allows you to pay your household worker daily, weekly, bi-weekly or semi-monthly, but does not allow monthly pay cycles. Pay upon separation is due no later than the regular payday for the pay period during which the employee is terminated.
Documentación de nómina
You must provide your employee with paystubs detailing their earnings and any deductions from pay. You are also subject to the recordkeeping requirements of FLSA.
New Jersey Domestic Workers’ Bill of Rights
New Jersey’s Domestic Workers’ Bill of Rights strengthens protections for household employees, including nannies, housekeepers, and senior caregivers. These rules build on existing state wage and hour laws, and employers must provide the following:
- Paid Breaks: Household employees must receive at least one 10-minute paid break for every 4 consecutive hours of work unless the nature of the job (such as child care or care for the elderly.)
- Meal Breaks: Employees must receive a 30-minute meal break after working more than 5 consecutive hours. If the nature of the job prevents the employee from being fully relieved of their duties, the meal period must be paid and should be included in overtime calculations.
- Rest Days for Live-In Employees: Live-in employees are entitled to at least one unpaid 24-hour rest day after working 6 consecutive days.
- Termination Notice: Employers must provide at least 2 weeks’ notice before ending employment. Live-in employees must receive 4 weeks’ notice, unless termination is due to employee misconduct.
- Recordkeeping: Employers are required to maintain accurate records of hours worked, pay rates, break periods, and leave time earned/used.
Seguro de Compensación para Trabajadores
New Jersey requires that all household employers obtain Workers’ Compensation Insurance. HWS SIEMPRE recommends obtaining a Workers Compensation Insurance policy for the protection it provides in the event of a work-related injury sustained by your employee. You may purchase the insurance from a commercial insurance company approved by the NJ State Insurance Commission. More information can be found from the New Jersey CRIB (https://www.njcrib.com/). Alternatively, a policy can usually be obtained easily and cost effectively by contacting your Homeowner’s or Renter’s Insurance provider. HWS can help you obtain this insurance through our insurance partner (just give us a call).
Seguro de desempleo estatal
New Jersey requires a new employer state unemployment insurance tax of 3.1% for the first $44,800 wages paid to each employee. This may vary if you have previous employees.
Frecuencia de presentación de impuestos
New Jersey requires quarterly tax filings for unemployment insurance taxes and annual filings for income tax withholdings.
HWS TE AYUDARÁ A HACER LO CORRECTO
HWS sabe que la mayoría de las familias quieren pagar legalmente a sus empleados domésticos y asegurarse de que el empleado reciba las protecciones de compensación laboral y seguro de desempleo. Usted también quiere establecer una relación basada en principios con su empleado que cuida e interactúa con miembros de la familia valiosos. Comenzar la relación con el pie derecho, incluido el cumplimiento de las formalidades legales y fiscales, ayuda a establecer el tono para la relación.