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El cumplimiento de los impuestos sobre la nómina de su nuevo empleado no tiene por qué ser aterrador, consumir mucho tiempo ni ser costoso. HomeWork Solutions es una empresa de servicios de “nómina para el hogar” reconocida a nivel nacional, que ofrece a los empleadores domésticos en todo el país soluciones confiables y que ahorran tiempo en nómina e impuestos sobre la nómina.
LA CLASIFICACIÓN DE LOS
Te conviertes en empleador doméstico cuando contratas a una persona para que realice tareas y brinde servicios bajo tu dirección en tu hogar privado. Por lo general, estos trabajadores son tus empleados, no contratistas independientes. La falta de clasificación adecuada del trabajador y de presentación de las declaraciones y pagos de impuestos correspondientes se considera fraude fiscal por parte del IRS.
RESPONSABILIDADES DE IMPUESTOS SOBRE LA NÓMINA
Usted es responsable del pago de los impuestos federales sobre el trabajo cuando paga a trabajadores domésticos una cantidad mínima de $1,000 en un trimestre calendario, o cuando paga a cualquier empleado mayor de 18 años una cantidad de $3,000 en un año calendario.
Usted tiene responsabilidades tanto federales como estatales de presentación de impuestos. Los impuestos federales sobre el empleo se concilian con la declaración anual de impuestos sobre la renta federal del empleador doméstico. Su estado puede requerir declaraciones trimestrales de impuestos de desempleo, así como informes y remesas de los impuestos estatales sobre la renta retenidos, si corresponde. Los salarios de los empleados se informan a la Administración del Seguro Social. Su empleado tiene derecho a un formulario W-2 en enero.
Impuestos del Seguro Social y Medicare
El empleador doméstico es responsable del pago de todos los impuestos de Seguridad Social y Medicare al IRS. Usted puede elegir deducir los impuestos de su empleado de su sueldo o financiar estos impuestos usted mismo.
Impuestos de desempleo
Realizarás contribuciones al IRS y a Massachusetts para financiar programas de desempleo y reentrenamiento de trabajadores.
Impuestos sobre la renta
Los impuestos federales y estatales sobre la renta son en última instancia responsabilidad del empleado doméstico; sin embargo, la mejor práctica es deducir estos impuestos del salario de su empleado a tiempo completo para ayudarle a evitar deber grandes sumas al presentar sus declaraciones de impuestos anuales.
OTRAS RESPONSABILIDADES LEGALES
Verificación de elegibilidad para trabajar
Todos los empleadores de EE. UU. deben verificar la elegibilidad de empleo de un candidato utilizando el Formulario I-9.
Cumplimiento de la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA)
Mantener registros precisos y contemporáneos que incluyan el seguimiento del tiempo, cálculos de pago bruto y registros detallados de todas las deducciones del cheque de pago del empleado.
No pagues menos del salario mínimo por hora.
Seguro médico
No estás obligado a ofrecer seguro médico a tus empleados, sin embargo, existen ventajas financieras y de retención al contribuir con una parte o la totalidad de la prima del seguro médico de tus empleados. HWS está encantado de discutir esto contigo.
Leyes laborales de Massachusetts
Salario mínimo
Massachusetts se remite a la FLSA, que exige que todos los empleados domésticos, excluyendo a los acompañantes, reciban un pago no inferior al mayor entre el salario mínimo estatal o federal.
El salario mínimo en Massachusetts es de $15.00 por hora. Seguirá aumentando cada año hasta alcanzar los $15.00 por hora en 2023.
Pago de horas extras
Se pagará a todos los trabajadores un diferencial de horas extras de 1.5 veces el salario por hora por las horas que excedan las 40 en una semana laboral. Los empleados que vivan en el lugar de trabajo deben recibir una compensación por horas extras. No se requiere pago de horas extras o pago adicional por las horas trabajadas en exceso de 8 por día o durante los fines de semana o días festivos.
Tiempo libre pagado
Los empleados de Massachusetts acumulan tiempo de enfermedad ganado por cada hora trabajada a una tasa de una hora de tiempo de enfermedad ganado por cada 30 horas trabajadas, incluyendo las horas extras, hasta un límite de 40 horas por año de beneficio. Los empleadores con 10 o menos empleados no están obligados a proporcionar licencia remunerada, pero aún deben proporcionar la acumulación de licencia no remunerada a la misma tasa.
A partir del 1 de enero de 2021, los empleados tienen derecho al Permiso Familiar Remunerado de Massachusetts (MA), financiado mediante deducciones del 0,63% de los impuestos sobre la nómina de los empleados.
Los empleados que trabajan 40 horas o más a la semana deben tener al menos 1 día libre completo (24 horas) cada semana y 2 días libres completos (48 horas) cada mes. Pueden renunciar a este derecho mediante un acuerdo por escrito contigo, el empleador.
Se requiere que pagues las vacaciones acumuladas al momento de la separación del empleo.
Reembolso por kilometraje
In Massachusetts, employers are legally required to reimburse their employees for all necessary expenses incurred during work-related travel, including mileage. The federal government establishes and updates a maximum rate for non-taxable mileage reimbursement each year. The current rate is $0.76 per mile.
Frecuencia de nómina
Massachusetts te permite pagar a tu trabajador doméstico diaria, semanal o quincenalmente, pero no permite ciclos de pago semestrales o mensuales. El pago al momento de la baja es inmediato, y al momento de la renuncia en la próxima fecha de pago programada.
Documentación de nómina
Cada vez que le pague a un empleado, debe proporcionarle un registro de todas las deducciones aplicadas a su salario.
Massachusetts requiere que proporciones a tu empleado un recibo de sueldo detallando todas las deducciones realizadas de su pago y cualquier contribución a beneficios realizada por el empleador en nombre del empleado.
Los empleados que trabajan 16 horas o más a la semana deben recibir una hoja de tiempos al menos cada dos semanas que muestre el número de horas trabajadas cada día.
Requisitos de Contrato de Trabajo
La Ley de Derechos de Trabajadores Domésticos de Massachusetts (DWBR) tiene requisitos de contrato de trabajo. Debe proporcionar a los empleados que trabajan 16 horas o más a la semana un acuerdo de trabajo por escrito.
Este documento debe proporcionar información sobre la tarifa de pago regular y de horas extras, aumentos o incrementos en el pago por responsabilidades o habilidades adicionales, horario de trabajo y deberes del puesto, períodos de descanso, licencia por enfermedad, días festivos, vacaciones, días personales, cualquier otro beneficio, cargos o deducciones salariales, elegibilidad para compensación laboral, proceso para plantear y resolver inquietudes, aviso de rescisión por parte del trabajador o empleador, por qué y cuándo el empleador ingresará al espacio de vivienda del trabajador (trabajadores que viven en el lugar), y qué constituye ’causa“ para la rescisión (trabajadores que viven en el lugar).
Se puede encontrar un acuerdo de muestra en Aquí.
Seguro de Compensación para Trabajadores
Massachusetts exige un seguro de compensación para trabajadores cuando un empleado doméstico trabaja 16 horas o más por semana. Puede adquirir este seguro de una compañía de seguros comercial aprobada por la Comisión de Seguros del Estado de MA o del MA WCRIB (wcribma.org). HWS puede ayudarle a obtener este seguro a través de nuestro socio de seguros (simplemente llámenos).
Seguro de desempleo estatal
Massachusetts exige un nuevo impuesto estatal sobre el seguro de desempleo a cargo del empleador de 1,87% sobre los primeros $15 000 de salario pagados a cada empleado. Esto puede variar si ya tienes empleados.
Frecuencia de presentación de impuestos
Massachusetts requiere declaraciones trimestrales de seguro de desempleo y retenciones de impuestos sobre la renta; necesita presentar y pagar sus impuestos trimestralmente.
Ley de Derechos Laborales Domésticos (DWBR)
Massachusetts tiene un Ley de Derechos de los Trabajadores Domésticos que añade regulaciones para el salario mínimo, las horas extras, los permisos de trabajo y otras protecciones para los empleados.
HWS TE AYUDARÁ A HACER LO CORRECTO
HWS sabe que la mayoría de las familias quieren pagar legalmente a sus empleados domésticos y asegurarse de que el empleado reciba las protecciones de compensación laboral y seguro de desempleo. Usted también quiere establecer una relación basada en principios con su empleado que cuida e interactúa con miembros de la familia valiosos. Comenzar la relación con el pie derecho, incluido el cumplimiento de las formalidades legales y fiscales, ayuda a establecer el tono para la relación.