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El cumplimiento de los impuestos sobre la nómina de su nuevo empleado no tiene por qué ser aterrador, consumir mucho tiempo ni ser costoso. HomeWork Solutions es una empresa de servicios de “nómina para el hogar” reconocida a nivel nacional, que ofrece a los empleadores domésticos en todo el país soluciones confiables y que ahorran tiempo en nómina e impuestos sobre la nómina.
LA CLASIFICACIÓN DE LOS
Te conviertes en empleador doméstico cuando contratas a una persona para que realice tareas y brinde servicios bajo tu dirección en tu hogar privado. Por lo general, estos trabajadores son tus empleados, no contratistas independientes. La falta de clasificación adecuada del trabajador y de presentación de las declaraciones y pagos de impuestos correspondientes se considera fraude fiscal por parte del IRS.
RESPONSABILIDADES DE IMPUESTOS SOBRE LA NÓMINA
Usted es responsable del pago de los impuestos federales sobre el trabajo cuando paga a trabajadores domésticos una cantidad mínima de $1,000 en un trimestre calendario, o cuando paga a cualquier empleado mayor de 18 años una cantidad de $3,000 en un año calendario.
Usted tiene responsabilidades tanto federales como estatales de presentación de impuestos. Los impuestos federales sobre el empleo se concilian con la declaración anual de impuestos sobre la renta federal del empleador doméstico. Su estado puede requerir declaraciones trimestrales de impuestos de desempleo, así como informes y remesas de los impuestos estatales sobre la renta retenidos, si corresponde. Los salarios de los empleados se informan a la Administración del Seguro Social. Su empleado tiene derecho a un formulario W-2 en enero.
Impuestos del Seguro Social y Medicare
El empleador doméstico es responsable del pago de todos los impuestos de Seguridad Social y Medicare al IRS. Usted puede elegir deducir los impuestos de su empleado de su sueldo o financiar estos impuestos usted mismo.
Impuestos de desempleo
Realizarás contribuciones al IRS e Illinois para financiar programas de desempleo y reentrenamiento laboral.
Impuestos sobre la renta
Los impuestos federales y estatales sobre la renta son en última instancia responsabilidad del empleado doméstico; sin embargo, la mejor práctica es deducir estos impuestos del salario de su empleado a tiempo completo para ayudarle a evitar deber grandes sumas al presentar sus declaraciones de impuestos anuales.
OTRAS RESPONSABILIDADES LEGALES
Verificación de elegibilidad para trabajar
Todos los empleadores de EE. UU. deben verificar la elegibilidad de empleo de un candidato utilizando el Formulario I-9.
Cumplimiento de la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA)
Mantener registros precisos y contemporáneos que incluyan el seguimiento del tiempo, cálculos de pago bruto y registros detallados de todas las deducciones del cheque de pago del empleado.
No pagues menos del salario mínimo por hora.
Seguro médico
No estás obligado a ofrecer seguro médico a tus empleados, sin embargo, existen ventajas financieras y de retención al contribuir con una parte o la totalidad de la prima del seguro médico de tus empleados. HWS está encantado de discutir esto contigo.
Leyes Laborales de Illinois
Salario mínimo
Illinois requiere que a todos los empleados domésticos, incluidos los compañeros, se les pague como mínimo el mayor entre el salario mínimo estatal o federal. Esto se suma al cumplimiento de la FLSA.
El salario mínimo en Illinois es de $15.00 por hora.
- Chicago El salario mínimo es de $16,60 por hora.
- Condado de Cook El salario mínimo es de $15,00 por hora
Pago de horas extras
A todos los trabajadores que no conviven se les pagará un diferencial de horas extras de 1.5 veces el salario por hora por las horas trabajadas después de las 40 en una semana laboral. Los empleados domésticos que conviven, incluyendo a los acompañantes, deberán recibir su salario por hora por todas las horas trabajadas, sin un diferencial de horas extras. No se requiere pago de horas extras o pago adicional por las horas trabajadas en exceso de 8 por día o los fines de semana o días festivos.
Illinois tiene una Ley de Derechos de Trabajadores Domésticos que incluye el requisito de al menos 24 horas de descanso cada semana natural para cada empleado. Si su empleado acepta voluntariamente trabajar en su día de descanso, se le debe pagar a la tarifa de horas extras por todas las horas trabajadas ese día.
Tiempo libre pagado
La Ley de Licencia Pagada para Todos los Trabajadores de Illinois requiere que todos los trabajadores obtengan una hora de licencia pagada por cada 40 horas trabajadas, con acumulación de hasta 40 horas al año. La licencia pagada se puede usar por cualquier motivo sin necesidad de justificar la solicitud, y se debe pagar el salario por hora completo por la licencia pagada utilizada.
- La Ciudad de Chicago requiere que los empleados acumulen 1 hora de licencia por enfermedad remunerada Y 1 hora de licencia pagada por cada 35 horas trabajadas, hasta un máximo de 40 horas de licencia por enfermedad y 40 horas de licencia pagada al año. Las horas no utilizadas se transferirán al año nuevo, siempre que las horas acumuladas no excedan las 40 horas para cada tipo de licencia. Los empleadores pueden optar por otorgar por adelantado 40 horas de licencia pagada y 40 horas de licencia por enfermedad en lugar de utilizar el método de acumulación.
- Condado de Cook exige a los empleadores acumular 1 hora de licencia por enfermedad remunerada por cada 40 horas trabajadas, hasta un máximo de 40 horas al año. Las horas no utilizadas se acumulan para el año siguiente, siempre que las horas acumuladas no superen las 60 horas. Algunos suburbios dentro del Condado de Cook han optado por excluirse de estos requisitos adicionales de licencia remunerada. En esos suburbios del Condado de Cook, estos requisitos no se aplican.
Se requiere que pagues las vacaciones acumuladas al momento de la separación del empleo.
Otros requisitos de IL
Licencia no remunerada para víctimas (VESSA – Illinois)
Los empleados domésticos de Illinois son elegibles para recibir hasta cuatro semanas de licencia no remunerada por año bajo VESSA si ellos o un familiar cercano son sobrevivientes de violencia doméstica o de género, agresión sexual u otro delito violento. La licencia puede usarse para atención médica, ayuda legal, asesoramiento o planificación de seguridad, y puede tomarse de forma intermitente o con un horario reducido. Los empleadores no pueden discriminar a los empleados que soliciten esta licencia.
Reembolso por kilometraje
En Illinois, los empleadores tienen la obligación legal de reembolsar a sus empleados todos los gastos necesarios en los que incurran durante los viajes relacionados con el trabajo, incluido el kilometraje. El gobierno federal establece y actualiza cada año una tarifa máxima para el reembolso del kilometraje no sujeto a impuestos. La tarifa actual es de $0.725 por milla.
Frecuencia de nómina
Illinois exige que todos los trabajadores domésticos reciban su pago diariamente, semanalmente, quincenalmente o semestralmente, pero no permite el pago de salarios mensual. El pago al momento de la separación se vence en la próxima fecha de pago programada.
Documentación de nómina
Debes notificar a los empleados cualquier cambio en su tarifa de pago o en la fecha y lugar de pago antes de realizar dicho cambio.
Cada vez que pagues a un empleado, también debes entregarle un estado de cuenta detallado de las deducciones realizadas a su salario.
Requisitos de Contrato de Trabajo
Illinois no tiene requisitos para contratos de empleo. Sin embargo, se puede encontrar un modelo gratuito de contrato de trabajo Aquí.
- El Ciudad de Chicago requiere contratos escritos que detallen salarios y horarios de trabajo, proporcionados en el idioma preferido del trabajador.
Seguro de Compensación para Trabajadores
Illinois requiere que todos los empleadores domésticos obtengan un seguro de indemnización para trabajadores para todos los empleados que trabajen al menos 40 horas por semana durante 13 semanas o más. Por lo general, se puede obtener una póliza de manera fácil y rentable contactando a su proveedor de seguro de propietario o inquilino. HWS puede ayudarle a obtener este seguro a través de nuestro socio asegurador (simplemente llámenos).
Seguro de desempleo estatal
El estado de Illinois exige el pago de un nuevo impuesto estatal sobre el seguro de desempleo a cargo del empleador, de 3,650%, sobre los primeros $13 916 salarios pagados a cada empleado. Esto puede variar si ya tienes empleados.
Frecuencia de presentación de impuestos
Illinois requiere la presentación mensual o trimestral de impuestos de seguro de desempleo y la presentación trimestral o anual de impuestos de retención de ingresos. HWS recomienda la presentación trimestral.
Ley de Derechos de los Trabajadores Domésticos
Illinois tiene un Ley de Derechos de los Trabajadores Domésticos que se aplica a los empleados domésticos que trabajan al menos ocho horas a la semana, incluidos los empleados que viven en la casa y los trabajadores empleados por una agencia.
- Salario mínimo por hora.
- 24 horas de descanso cada semana calendario y un descanso de 20 minutos para comer cada 7.5 horas trabajadas.
- Protección contra el acoso sexual y salarios opresivos.
- Pago de horas extras por trabajo voluntario en días de descanso.
- 24 horas de descanso en siete días consecutivos y un descanso adicional de 20 minutos no remunerado después de 12 horas de trabajo.
Ley de Equidad en el Embarazo
Illinois tiene una ley de equidad en el embarazo para proteger a las mujeres embarazadas y a las nuevas madres de la discriminación y las represalias en el lugar de trabajo. Entre otros requisitos, debes proporcionar adaptaciones razonables siempre que las adaptaciones no causen dificultades excesivas. Esto se explica más a fondo Aquí.
Compensación al término de la relación laboral
Los empleadores están obligados a pagar las vacaciones acumuladas pero no utilizadas al momento de la separación del empleo.
Cuando un empleado doméstico renuncia o es despedido, los salarios finales deben pagarse al momento de la separación o a más tardar el próximo día de pago programado.
HWS TE AYUDARÁ A HACER LO CORRECTO
HWS sabe que la mayoría de las familias quieren pagar legalmente a sus empleados domésticos y asegurarse de que el empleado reciba las protecciones de compensación laboral y seguro de desempleo. Usted también quiere establecer una relación basada en principios con su empleado que cuida e interactúa con miembros de la familia valiosos. Comenzar la relación con el pie derecho, incluido el cumplimiento de las formalidades legales y fiscales, ayuda a establecer el tono para la relación.