Pregunta de la niñera: ¿Qué hago? ¿No obtuve un W-2?

Cada primavera recibimos consultas de niñeras que no obtuvieron un W-2 de su empleador. Esto ocurre casi siempre cuando la familia ya no emplea a la niñera. Los siguientes son algunos consejos y pasos a seguir.

• El formulario W-2 vence el 31 de enero. El IRS le pide específicamente que le permita al empleador hasta el 15 de febrero antes de informar que no lo tiene. La fecha del 31 de enero es la fecha de “envío por correo”.
• Es 15 de febrero y todavía no tiene un W-2. El primer paso es llamar al empleador. A menudo, la niñera se ha mudado y el empleador no tiene una dirección postal válida. Permita dos semanas adicionales si necesita actualizar su dirección para que el empleador obtenga / genere un reemplazo.
• El empleador no tiene la intención de darle un W-2 ni tiene la intención de proporcionarle un 1099. El siguiente paso es recordarle al empleador que, como niñera, tiene derecho a un Formulario W-2. El empleador es responsable de remitir los impuestos del Seguro Social y Medicare, así como de pagar el seguro de desempleo. El empleador NO es responsable de los impuestos de la niñera a menos que se acuerde en el contrato de trabajo escrito (bastante raro). La Publicación 926 del IRS es un punto de referencia para reforzar esto.
• Asistencia telefónica del IRS. El IRS alienta a los empleados en esta situación a llamar al 1-800-829-1040 para recibir orientación. En nuestra experiencia, se le dará la misma información que se incluye aquí, estará en espera por un largo rato para obtener esta información.
• El empleador aún se niega a proporcionar el formulario W-2. Consulte los dos escenarios siguientes.

Niñera W-2 no recibida. La niñera NO ha recibido formularios de impuestos del empleador:

La niñera sigue siendo responsable de informar su salario de niñera y presentar una declaración de impuestos, incluso si no recibió un formulario W-2. Esto se logra completando el formulario 4852 sustituto del formulario W-2.

Consejo! Asegúrese de que 7 (A) (a) sea la suma de los salarios brutos más los valores de los impuestos al Seguro Social y al Medicare adeudados por el empleador. Por ejemplo: a la niñera se le paga $ 2000 por mes durante 8 meses. 7 (a) es $ 17224.00 ($ 16000 + $ 1224) El Seguro Social y Medicare es el 7.65% del salario bruto. 7 (b) y 7 (c) son $ 16000. 

Las niñeras que utilicen el Formulario 4852 deberán proporcionar el nombre de la familia (tanto John como Mary Smith), su dirección y número de teléfono (el teléfono no es obligatorio, pero es muy útil). Si la niñera ha recibido un Formulario W-2 de esta familia en el pasado, la niñera debe informar el EIN del formulario anterior. De lo contrario, ingrese No disponible o Desconocido.

La respuesta a la línea 9 del Formulario 4852 es que 7 (a) es la suma de los salarios en efectivo y el Seguro Social y Medicare del empleado que paga el empleador. 77 (b) y 7 (c) son solo salarios en efectivo.

La respuesta a la línea 10 es una breve declaración, algo como “Trabajé como niñera desde la fecha x hasta la fecha y. Me pagaron a TASA. Llamé a la familia y solicité el Formulario W-2 y se negaron a proporcionarlo ”, o una narración BREVE similar. Es importante que indique que fue niñera o empleada doméstica.

El IRS solicita que espere hasta el 15 de abril para presentar su declaración, con la esperanza de que la familia se acerque y le proporcione la documentación correcta. La niñera no puede presentar un eFile cuando usa un Formulario W-2 sustituto. La declaración de impuestos convencional en papel se envía por correo a la dirección correspondiente. Cuando la niñera se ve obligada a usar el Formulario W-2 sustituto, es MUCHO más difícil para el empleador solucionar el problema. La niñera ya casi ha terminado. Lo mejor para el empleador es resolver el antes de que el problema llegue tan lejos.

¡IMPORTANTE! Instrucciones de la línea 1 (f): Debe ser la suma de los salarios en efectivo y el Seguro Social y Medicare del empleado pagados por el empleador. (SI salario en efectivo = $ 10,000, calcule como salario en efectivo más [salario en efectivo * 7.65%], con salario bruto de $ 10,765.00). Repita esto en las líneas 6. ¡DETÉNGASE AHÍ! Marque en negrita las líneas 9 a 13 “VER DECLARACIÓN ADJUNTA”. 

Escriba un ADJUNTO AL FORMULARIO DEL IRS 8919 que explique que estuvo empleado a tiempo completo hasta  la fecha por Nombre del empleador como niñera para sus # hijos. Trabajaste en su casa privada. Se le pagó un salario en efectivo de $$$ NETO de impuestos del Seguro Social (el salario EN EFECTIVO de su cálculo anterior). Al final del año, el empleador no le proporcionó un Formulario W-2 como lo requiere el Código de Rentas Internas (consulte la Publicación 926). Según las instrucciones del IRS, sus empleadores son responsables del pago de sus impuestos de Seguro Social y Medicare, y usted es responsable del pago de sus impuestos, lo que hace con el Formulario 1040.

Si no proporciona esta explicación por escrito, es posible que el IRS lo considere responsable (inicialmente) de la mitad de los impuestos del Seguro Social y Medicare. ¡Te convertirás en un amigo por correspondencia del IRS mientras luchas por corregir esto! Es importante que siempre diga que era niñera o empleada doméstica que trabajaba en la casa privada de la familia.

Debe usar la cantidad de la línea 1 (f) cuando declare sus ingresos. Esto se debe a que debe una pequeña cantidad de impuestos del Seguro Social y Medicare que eran la parte del empleado (su) paga compartida a su nombre por el empleador (familia).

Cuando la niñera o empleada doméstica anterior presenta un Formulario 4852 o Formulario 8919, el IRS interrogará al empleador y el IRS asumirá la responsabilidad de la recaudación de impuestos. Usted siempre es responsable de sus impuestos federales y estatales si corresponde.